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Sistema Automático de Propostas de Reabastecimento

Introdução

O Sistema Automático de Propostas de Reabastecimento surge com objetivo de facilitar os responsáveis pelo stock em cálculos relativos às últimas vendas, trends, previsões, dias de entrega e outros detalhes repetitivos, dando mais prioridade aos produtos mais importantes (ou relevantes), às promoções ou às alterações de vendas inesperadas. Desta forma, e sucintamente, este manual, é desenvolvido para melhor entender um conjunto de regras necessárias ao preencher e gerar propostas, bem como perceber o conceito adjacente utilizado nos cálculos determinantes na proposta sugerida. Neste sentido serão, textual e graficamente, sugeridos exemplos simples e sequenciais de criar e executar uma proposta automática de reabastecimento.

Pré-requisitos para o cálculo da proposta

O sistema de cálculo da proposta encontra-se dividido por algoritmos para cálculo de stock mínimo e algoritmos para cálculo das propostas. Cada um deles recebe um conjunto de parâmetros determinados de várias formas, através e não só de estabelecimento, fornecedor, classificação de artigo e instalação.

Tipos de Cálculo de Stock Mínimo

Dicionário -> Aplicação -> Gestão de Stocks -> Proposta Automática de Aprovisionamento -> Tipos de cálculo de Stock Mínimo (MRP03)

Existem atualmente duas regras de stock mínimo, uma pelo stock mínimo em dias de venda, e outra pela média das vendas vezes um multiplicador.

É possível obter as regras de stock mínimo disponíveis, através do botão Listar:

Stock mínimo em dias de venda

Este cálculo soma os últimos dias de vendas para determinar o stock mínimo. Aceita os seguintes parâmetros:

  • 10 : DAYS: Este parâmetro indica o número de dias que se querem considerar. É obrigatório e o valor tem que ser um número. Exemplo: Ao indicar “10”, estamos a declarar que pretendemos a soma dos últimos 10 dias de venda.
  • 20 : STKT: Indica que o tipo de stock utilizar para encontrar as vendas; os tipos de stock disponíveis na aplicação são apresentados na ação AL009.
  • 30 : DAYT: A terceira sequência aceita um de três possíveis valores diferentes com referência ao calendário definido na aceção AG010 e determinado na ação AG028:
    • 1 para “todos os dias”: indica que para determinação das datas serão considerados todos os dias, quer sejam eles feriados ou fins de semana;
    • 2 para “Só dias de trabalho”: indica que só serão considerados os dias de trabalho, excluindo feriados e fins de semana;
    • 3 para “Dias com movimentos” indica que só serão considerados os dias em que, efetivamente, se verifiquem vendas.
Média das vendas vezes multiplicador

Esta regra calcula a média de uma período e depois aplica um multiplicador para determinar o stock mínimo. É definida por cada um dos seguintes parâmetros:

  • 10 : DAYS: Este parâmetro indica o número de dias que se querem considerar. É obrigatório e o valor tem que ser um número; Exemplo: Ao indicar “10”, estamos a declarar que pretendemos a soma dos últimos 10 dias de venda.
  • 20 : STKT: Indica que tipo de stock utilizar para encontrar as vendas; os tipos de stock disponíveis na aplicação são apresentados na ação AL009.
  • 30 : DAYT: A terceira sequência aceita um de três possíveis valores diferentes com referência ao calendário definido na acção AG010 e determinado na ação AG028:
    • 1 para “todos os dias”: indica que para determinação das datas serão considerados todos os dias, quer sejam eles feriados ou fins de semana;
    • 2 para “Só dias de trabalho”: indica que só serão considerados os dias de trabalho, excluindo feriados e fins de semana;
    • 3 para “Dias com movimentos” indica que só serão considerados os dias em que, efetivamente, se verifiquem vendas.
  • 40 : PAR2: Indica se é pretendida uma média calculada só com os dias encontrados ou por todos os dias definidos no parâmetro DAYS. Exemplo: o utilizador pretende uma média dos últimos 30 dias mas o artigo só foi vendido em 22 dias. A soma das vendas destes 22 dias é 100 CX. Aqui temos a oportunidade de definir se a nossa média é 3,3 (escolha “1” e então o sistema faz 100 a dividir por 30) ou 4,54 (escolha “2” e então o sistema faz 100 a dividir por 22).
  • 50 : PAR3: A quinta sequência aceita um valor numérico pelo qual a média será multiplicada. Exemplo: Ao indicar um valor, por exemplo “5”, estamos a dizer que queremos multiplicar a média por 5.
Grupo dos parâmetros para o Cálculo de Stock Mínimo

De acordo com as regras definidas nos Tipos de Cálculo de Stock Mínimo (MRP03) é possível criar grupo de parâmetros para cada uma das regras.

Global -> Global Aplicação -> Gestão de Stocks -> Parametrização -> Grupo dos parâmetros para cálculo de Stock Mínimo (MRP12)

Selecionar o botão Lista para fazer a listagem de todas as regras de stock mínimo existente:

Selecionar o botão Criar para a criação de um novo grupo de parâmetros:

Primeiramente, é selecionada a respetiva Regra de stock mínimo:

E o nome, à escolha do utilizador, ao grupo de parâmetros:

De seguida, mediante a seleção da Regra de stock mínimo, são escolhidas as sequências que se pretendem atribuir valores:

Nota: É obrigatória a escolha de todas as sequências.

E por fim, é preenchido o campo Primeiro Valor respetivo a cada sequência:

Finalizado o preenchimento de todos os campos, clicar no botão Salvar para a criação do grupo de parâmetros:

Tipos de Cálculos Proposta de Reabastecimento

Dicionário -> Aplicação -> Gestão de Stocks -> Proposta Automática de Aprovisionamento -> Tipos de Cálculos Proposta de Reabastecimento(MRP01)

É possível obter os tipos de cálculo de proposta disponíveis, através do botão Listar:

Média recente mais tendência períodos anteriores

A primeira regra para o cálculo da proposta é definida pela média recente mais a tendência dos períodos anteriores, através de um conjunto de parâmetros permite decidir os períodos que se pretendem analisar.

  • 10 : D2BO – Número de dias que temos que recuar: O primeiro parâmetro indica o número de dias que temos de recuar para calcular o Trend dos períodos anteriores. Exemplo: Ao indicar “30”, estamos a dizer que vamos recuar no tempo 30 dias.
  • 20 : SDAY – Mesmo dia (1 – Sim, 0 – Não): O segundo parâmetro indica se, depois de recuar D2BO dias, temos que encontrar (“1”) ou não (“2”) o mesmo dia da semana de “hoje”.
  • 30 : HMD1 – Quantos dias para calcular a média antiga: O terceiro parâmetro determina o número de dias para cálculo da “média antiga”. Exemplo: Ao indicar “21”, estamos a dizer que queremos a média das 3 semanas anteriores.
  • 40 : HMD2 – Quantos dias para calcular a média recente: Este parâmetro indica quantos dias recuar em relação a “hoje” para cálculo da média recente.
  • 50 : D4TR – Dias para o calculo do Trend: Este parâmetro indica ao SPAR quantos dias utilizar depois de D2BO para calcular as vendas “seguintes”. Comparando a “média antiga” com as “vendas seguintes” que existiram é determinada a tendência.
  • 60 : Tipos de stock: Indica que tipo de stock será escolhido para calcular a média das vendas. Exemplo: Neste caso, só aceita um valor (“01”) por só estar disponível um tipo de stock (Stock Livre).
  • 70 : 1 = Todos os Dias; 2 = Só dias de trabalho. Aqui é possível definir se são pretendidos cálculos com todos os dias de calendário (“1”) ou só dias de trabalho (“2”).
  • 80 : Nível de classificação: Permite escolher o nível de classificação que será inscrito nos artigos da proposta.
  • 90 : Dias para média: 1 – Todos, 2 – Só dias com valores: O nono e último parâmetro aceita o valor “1” (Todos) e “2” (Só dias com valores) para indicar se é preciso contabilizar todos os dias para a média ou só aqueles onde existam valores.
Média maior

A segunda regra para o cálculo da proposta é definida pela média maior, através de um conjunto de parâmetros permite decidir os períodos que se pretendem analisar.

  • 10 : HMM1 – Quantos meses para calcular a média antiga: O primeiro parâmetro indica o número de meses que temos de recuar para calcular a média antiga. Exemplo: Ao indicar “12”, estamos a dizer que vamos recuar no tempo 12 meses.
  • 20 : HMD1 – Quantos dias para calcular a média recente: O segundo parâmetro indica quantos dias vamos recuar para calcular a média recente e compara-la à média calculada no parâmetro HMM1.
  • 30 : Tipos de stock: Indica que tipo de stock será escolhido para calcular a média das vendas. Exemplo: Neste caso, só aceita um valor (“01”) por só estar disponível um tipo de stock (Stock Livre).
  • 40 : 1 = Todos os Dias; 2 = Só dias de trabalho. Aqui é possível definir se são pretendidos cálculos com todos os dias de calendário (“1”) ou só dias de trabalho (“2”).
  • 50 : Nível de classificação: Permite escolher o nível de classificação que será inscrito nos artigos da proposta.
  • 60 : Dias para média: 1 – Todos, 2 – Só dias com valores: O último parâmetro aceita o valor “1” (Todos) e “2” (Só dias com valores) para indicar se é preciso contabilizar todos os dias para a média ou só aqueles onde existam valores.
Grupo de parâmetro para o Cálculo da proposta

Global -> Global Aplicação -> Gestão de Stocks -> Parametrização -> Grupo de Parâmetros para Cálculo Proposta (MRP04)

Selecionar o botão Lista para fazer a listagem de todas as regras de stock mínimo existente:

Selecionar o botão Criar para a criação de um novo grupo de parâmetros:

Primeiramente, é selecionada o respetivo Cálculo da proposta:

E o nome, à escolha do utilizador, ao Grupo de parâmetros:

De seguida, mediante a seleção do Cálculo da proposta, são escolhidas as sequências que se pretendem atribuir valores:

E por fim, é preenchido o campo Primeiro Valor respetivo a cada sequência:

Finalizado o preenchimento de todos os campos, clicar no botão Guardar para a criação do grupo de parâmetros:

Determinações

As determinações são uma forma de individualizar o tratamento de alguns artigos ou de um fornecedor específico ou de uma categoria de produto.

Por exemplo, é possível decidir que geralmente são pretendidos 3 dias de stock de segurança mas, por um fornecedor em particular, queremos 6 porque tem um nível de serviço mais baixo.

Poderíamos ainda escolher um stock de segurança maior quando estamos a considerar um ou outro estabelecimento situado nas ilhas.

Para um conjunto de artigos muito estáveis o comprador pode escolher calcular as médias com determinados períodos enquanto por produtos mais irregulares é possível escolher de verificar só a média recente.

Com este sistema de determinações é o relativamente simples definir regras diferenciadas e deixar o módulo fazer os cálculos sem ter que alterar todos os dias.

O funcionamento das determinações é o seguinte: o sistema analisa as definições uma a uma a partir da primeira e pàra na primeira que corresponde aos parâmetros passados.

Determinação da Regra proposta de Reabastecimento

Global -> Global Aplicação -> Gestão de Stocks -> Determinações -> Determinação da Regra proposta de Reencomenda (MRP09)

Os níveis disponíveis para determinação da regra e dos parâmetros para a proposta de reabastecimento são aqueles apresentados na imagem abaixo. Na primeira definição que corresponde aos parâmetros passados o módulo para:

No nível do estabelecimento clicar no botão Criar:

Na criação, são preenchidos os campos mediante as Regras, Cálculos e Grupos de parâmetros criados anteriormente:

Determinação Perfil Arredondamento (Linhas)

Antes de efetuar a determinação do MRP19 é necessário definir o tipo de arredondamento, neste momento só existem dois, o Arredondamento ao contentor e o Arredondamento ao lastro, e de seguida o seu grupo de parâmetros.

Dicionário → Aplicação → Gestão de Stocks → Proposta Automática de Aprovisionamento → Proposta automática de Reabastecimento (MRP16)

Global → Global Aplicação → Gestão de Stocks → Parametrizações → Grupo de parâmetros para Tipo de arredondamento Quantidade Proposta (MRP18)

Por último, é feita a determinação do perfil de arredondamento.

Global → Global Aplicação → Gestão de Stocks → Determinações → Determinação Perfil Arredondamento (MRP19)

Os níveis disponíveis para determinação do Perfil Arredondamento são aqueles apresentados na imagem abaixo. Na primeira definição que corresponde aos parâmetros passados o módulo para:

No nível de estabelecimento clicar no botão Criar:

Na criação, são preenchidos os campos mediante o Estabelecimento, Artigo, Unidade de medida, Tipo de Arredondamento e por fim o Grupo Parâmetros criados anteriormente.

Proposta Automática de Aprovisionamento

Concluídas as definições e determinações necessárias, segue-se a definição dos fornecedores com cálculo da proposta ativo.

Por cada fornecedor são calculados os dias de encomenda; para os fornecedores selecionados são procurados todos os artigos que os próprios entregam ao estabelecimento e por estes calculado o stock de segurança – o mínimo – e as necessidades.

É importante, para cada fornecedor, manter um timetable das entregas com o objetivo de saber os dias de receção do mesmo.

Fornecedor c/ Cálculo de Proposta

Global -> Global Aplicação -> Gestão de Stocks -> Proposta Automática de Aprovisionamento -> Fornecedor c/ Cálculo de Proposta (MRP06)

Neste ecrã vamos ter todos os fornecedores com cálculo de proposta para, no passo mais à frente, alimentarmos dados à proposta.

Selecionar o botão Criar para a criação de um novo fornecedor com cálculo de proposta:

Primeiramente, é selecionada o respetivo Estabelecimento e o Terceiro aos quais o utilizador pretende ter propostas automáticas. De seguida, o Dia da semana indica em que dia da semana é feita a recepção de mercadoria desse fornecedor, e por fim, é preenchido o Lead Time. Subtraindo o lead time ao dia de entrega é possível determinar o dia de encomenda. Após o preenchimento de todos os campos é feita a confirmação dos dados através do botão Confirmar:

Finalizada a criação de um novo fornecedor com cálculo da proposta é possível fazer a listagem de todas as criações feitas ou de um especifico:

Alimentar Cálculo das Propostas

Cálculo das Propostas

Global -> Global Aplicação -> Gestão de Stocks -> Proposta Automática de Aprovisionamento -> Cálculo das Propostas (MRP14)

Para gerar propostas, o utilizador, terá que preencher os campos com o respetivo estabelecimento e terceiro (não sendo obrigatório) que definiu no passo anterior (Fornecedores c/ cálculo de Proposta [MRP06]) e por fim gerar através do botão Gerar:

Data, hora e número máximo de registos são úteis para evitar que o processo de cálculo continue além do tempo a disposição: obviamente significa que nem todos os fornecedores serão considerados.

Quando uma proposta é calculada para um fornecedor, eventuais propostas ainda não confirmadas ou anuladas recebem o estado de “Proposta não confirmada” para indicar que a proposta não foi avaliada pelo responsável.

Proposta de Reabastecimento

Global -> Global Aplicação -> Gestão de Stocks -> Proposta Automática de Aprovisionamento -> Proposta Reabastecimento (MRP08)

Para poder efetuar uma pesquisa sobre as novas propostas terá que preencher o seguinte formulário com, pelo menos, um dos campos ou então não preencher nada e listar todas as propostas clicando no botão Listar:

Secção onde é listado todos os resultados dos cálculos efetuados anteriormente:

No caso do utilizador achar que a quantidade proposta não está, exatamente correta, pode alterar diretamente no ecrã da listagem através do campo Quantidade reavaliada. Uma vez alterada, aquando da confirmação, esta é enviada em vez da quantidade proposta inicialmente pelo programa. Feita a modificação carregar no botão Guardar:

Caso seja necessário modificar mais uma vez, carregar no botão Modificar:

O campo Estado está associado a um artigo e altera consoante uma determinada ação, assim pode ter as seguintes descrições:

  • Nova Proposta – Uma proposta tem o estado “Nova Proposta” quando, depois da execução dos cálculos, seja determinado que é necessário um reabastecimento e não foi ainda depositada nenhuma ação à mesma;
  • Proposta Aceite – Quando o utilizador verificou os dados e decidiu que o valor final da proposta era viável. Passando do estado “Nova Proposta” para “Proposta Aceite”;
  • Proposta Recusada – Uma proposta tem o estado “Proposta Recusada” quando o utilizador, por alguma razão, não está de acordo com o valor final, assim rejeita a proposta, passando do estado “Proposta Aceite” para “Proposta Recusada”.
  • Proposta Não Confirmada – Quando uma proposta não obteve qualquer ação do utilizador depois antes do tempo estabelecido para reencomenda. Passando do estado “Nova Proposta” para “Proposta Não Confirmada”. Esta proposta não é eliminada, continuando a recalcular os dados e fazendo o devido acerto.
  • Proposta Confirmada, quando o utilizador verificou os dados e decidiu que o valor final da proposta era viável. Passando do estado “Nova Proposta” para “Proposta Confirmada”

Ainda é possível a verificação dos detalhes de cada artigo, mais precisamente as últimas 30 vendas, selecionando o botão dos Detalhes:

Listagem das última 30 vendas: