Inventário em armazéns com operação contínua

Objetivo

Com a introdução da possibilidade dos armazens efetuarem um inventario, nos artigos com operação contínua e nas operações a decorrer. Surgiu a necessidade de criar este manual. Desta forma, e sucintamente, este manual, tentará explicar como inventariar artigos com operação continua e as operações a decorrer. Englobando ainda, toda a configuração necessária para criar o documento de inventário.

Histórico de Alterações deste Documento

Configuração

Novo tipo de documento interno

Dicionário → Aplicação → Gestão Stocks → Tipos de Documentos Internos [SAI12]

De forma a diferenciar o Inventário com operação contínua, foi necessário a criação de um novo tipo de documento interno(84-Inventário com operação em curso) para este tipo de inventário.

Criação de Movimento para o Doc.Interno

Global → Global Aplicação → Aplicação → Gestão de Stocks → Parametrização → Definições dos Movimentos Diversos [AL008]

De forma a poder criar documentos de inventário é fundamental criar um tipo de movimento (AL008) para o novo tipo de documento interno (84 Inventário com operação em curso) .

Lista de Tipos de Fluxos Operativos

Global → Global Aplicação → Aplicação → Gestão de Armazéns → Parametrização → Fluxos Operativos → Tipos de Fluxos Operativos [AL101]

Nesta transação foi adicionada uma nova configuração ao nível do fluxo/operação (Contar Contentores Executados) , que permitirá indicar quais os fluxos que vão reger-se pelo novo processo de inventário. Desta forma, será possível efetuar dois processos distintos de inventário em WPMS, conforme configuração definida.

Agendar ligação entre fluxo e artigos

Global → Global Aplicação → Aplicação → Gestão de Armazéns → Definições Operacionais → Consultas → Agendar ligação entre fluxo e artigos [AL385]

Este agendamento serve para estabelecer a ligação entre os fluxos e artigos por armazem recebendo o Armazem, que tem como parâmetro ENTE e um pisco “Todos os artigos” que engloba os artigos eliminados,em eliminação e suspensos que tem o parâmetro FLD1.

Devemos agendar este agendamento de forma autonóma, de forma a criar um trabalho. Este agendamento não deve ser lançado em iterativo quando o armazem apresenta vários artigos.

Criação do documento de inventário

Global → Global Aplicação → Aplicação → Gestão de Armazéns → Movimentos Diversos → Inventário para Artigos com Operação em curso [AL384]

Expõe-se um breve explicação sobre os parâmetros de selecção deste ecrã:

  1. “Armazem”,”Departamento”: Nestes campos devemos escolher o armazem e o departamento onde queremos efectuar o inventário com operação continua.
  2. “Fluxo”: O parâmetro não é de escolha obrigatória, mas quando existe em conjunto com o parâmetro “Incluir outros fluxos do Artigo”, respeita as seguintes regras :
  • a) Quando escolhemos um tipo de fluxo, e colocamos o pisco “Incluir outros fluxos do
  • Artigo” → O report lista os artigos com o tipo de fluxo escolhido no parâmetro “Fluxo”.
  • b) Quando escolhemos um tipo de fluxo, e colocamos o pisco “Incluir outros fluxos do
  • Artigo” → O report lista os artigos com o tipo de flfluxo que não foi escolhido no parâmetro
  • “Fluxo”.
  • c) Quando escolhemos um tipo de fluxo, e colocamos o pisco “Incluir outros fluxos do
  • Artigo” → O report lista os artigos todos os flfluxos do artigo.
  1. “Incluir outros fluxos do Artigo”: Este parãmetro só tem impacto na selecção de dados quando é selecionado juntamente com parâmetro “Fluxo”.
  2. “Def.Movimento”: é um parâmetro obrigatório e irá listar todas as def.de movimentos criados, para o novo tipo de documento (84-Inventário com operação em curso).
  3. “Artigo”,”Unidade de Medida”: Estes dois parâmetros permite o filtrar artigos/unidade de medida para a criação do documento para este novo tipo de inventário.
  4. “Estado”: O parâmetro estado não é obrigatório, podendo filtrar os artigos pelo seu estado. Isto quando lançamos o agendamento “Agendar ligação entre fluxo e artigos [AL385]”, com o pisco “Todos os artigos”

Quando se efectua a listagem deste ecrã, é necessário que tenha ocorrido pelo menos uma vez os seguintes processos:

  • a) No AL101 o Fluxo do artigo ter o pisco Contar Contentores Executados activo, na qual a seleção de artigos/fluxos a inventariar só encontra os fluxos passiveis desta configuração.
  • b) É de realçar que esta listagem também depende do agendamento “Agendar ligação entre fluxo e artigos [AL385] ”, que efectua a ligação do artigos com os fluxos.

Criar documento de inventário

Após obtermos a listagem dos Artigos, dependendo dos parâmetros de selecção, poderemos criar o documento de inventário para os artigos pré-seleccionados.

Opções → Gerar ou (Gerar)

Assim seria criado o documento de inventário, caso não exista um documento válido de Inventário, distribuição ou execução para o artigo ou artigos escolhidos.

Visualizar documento de inventário

Para visualizar os documentos de inventário criados para este novo tipo de inventário, teriamos que aceder as opções deste ecrã.

Processo → Declaração de contagens-Inventário ou (Declaração de contagens-Inventário)

Alinhar stocks dos artigos

Após visualizar os documentos, escolhemos o documento em que pretendemos efectuar o alinhamento de stocks.

Lista → Detalhes ou (Detalhes)

Nas opções permite-nos:

  • Declaração de Contentores – Declaração dos contentores e atrubuição da quantidade.
  • Confirmar – Conclusão do inventário, atráves do botão “Fim”.
  • Criar Documento RF – Conclusão do inventário, atráves do botão “Fim”.
  • Mapa Contagens s/Quantidades
  • Impressão das Difrenças – Imprime as difrenças de invéntário
  • Impressão Declaração Quantidades – Imprime as Quantidades declaradas
  • Lista de Difrenças – Consulta das difrenças de invéntário.

Consulta Documentos de Controlo de Inventário

Ao concluir o processo de inventário poderemos efectuar a consulta dos documentos e efectuar respectivo controlo de inventário através dos ecrãs AL257 e AL264.

Global → Global Aplicação → Aplicação → Gestão de Armazéns → Movimentos Diversos → Consulta a Documentos Controlo Inventário [AL257]

Global → Global Aplicação → Aplicação → Gestão de Armazéns → Movimentos Diversos → Documentos Controlo Inventário por Artigo [AL264]

Global → Global Aplicação → Aplicação → Gestão de Armazéns → Definições Operacionais → Consultas→ Listar Artigos não Inventariádos [AL386]

Expõe-se um breve explicação sobre os parâmetros de selecção deste ecrã:

  1. “Armazém”: Neste campo devemos escolher o armazem onde pretendemos efectuar a consulta dos artigos não inventariados.
  2. “Nº Dias”: Este parâmetro é obrigatório pois o ecã lista todos os artigos que tenham data de inventário superior ao numero de dias introduzidos na selecção.
  3. “Artigo/Unidade de Medida”: Estes campos não são obrigatórios, mas facilita a pesquisa pelo Artigo/Unidade de Medida que queremos inventariar.

Consulta de Artigos com diferenças entre stocks

Lista Artigos com diferenças entre stocks

Global → Global Aplicação → Aplicação → Gestão de Armazéns → Perguntas Frequentes → Artigos com diferenças entre stocks [AL388]

Neste ecrã poderá visualizar-se os artigos em que existem difrenças entre stocks.

Este report será alimentado pelo agendamento abaixo mencionado “Extrair artigos com stock desalinhado [AL387]”, que deverá ser configurado ou gerado.

Ao aceder a Opções é possível efectuar o inventário com operação em curso.

Opções → Inventário para Artigos com operação em curso ou (Declaração de contagens-Inventário)

Extrair artigos com stock desalinhado

Global → Global Aplicação → Aplicação → Gestão de Armazéns → Definições Operacionais → Consultas → Extrair artigos com stock desalinhado [AL387]

Este Agendamento, irá verificar os artigos onde existem difrenças de stock, ou seja irá alimentar o ecrã AL388 onde se pode consultar as difrenças de Inventário, abaixo apresentado.

Este agendamento recebe o Armazem, que tem como parâmetro ENTE e um pisco “Todos os artigos” que engloba os artigos eliminados,em eliminação, suspensos, que tem o parâmetro FLD1.

Devemos agendar este agendamento de forma autónoma, de forma a criar um trabalho. Este agendamento não deve ser lançado em iterativo quando o armazém apresenta vários artigos

Comunicação do Inventário de Existências à AT

Objetivo

O presente documento apresenta e descreve o conjunto de procedimentos a considerar na comunicação dos inventários de existências à AT.

Descrição do processo de criação do ficheiro para comunicação dos inventários.

A geração do ficheiro para comunicação dos inventários tem por base a mensagem STOCKCALC, criada na transação AI012 – “Envia Cálculos Stock para Sistema Externo” a qual, aquando da comunicação via sistema externo configurado para o efeito, dará origem a ficheiro em formato xml, com a estrutura preenchida de acordo com as diretivas da AT, a submeter no portal e-factura. O ficheiro é criado pelo script de saída indicado na parametrização da mensagem STOCKCALC do sistema externo utilizado e dada a dimensão do volume de dados a analisar sugere-se que o processo de criação do ficheiro seja sempre efectuada a partir de um agendamento.

Criação da mensagem STOCKCALC

A mensagem STOCKCALC, como já dito anteriormente, será criada a partir da transação AI012. Dado que o ficheiro a criar conterá somente as existências da sociedade a considerar será necessário criar mensagem STOCKCALC muito especifica. Na imagem seguinte indica-se os parâmetros a ter obrigatoriamente em conta aquando da criação da mensagem.

Os parâmetros da seleção a preencher devem ser os unicamente apresentados, pelo que o preenchimento de qualquer outro parâmetro inviabilizará a exactidão do contéudo do ficheiro a submeter. Expõe-se uma breve explicação sobre os parâmetros preenchidos:

  1. “Sistema Externo”: especifica qual o sistema externo a utilizar na criação do ficheiro xml
  2. “Empresa”: especifica qual a empresa titular do inventário de existências a conter no ficheiro a gerar.
  3. “Cálculo de Stock”: O cálculo de stock a utilizar deverá ser sempre “Existências”.

O volume de dados a analisar durante a criação da mensagem STOCKCALC é considerável pelo que se sugere a criação de um agendamento por cada ficheiro xml a gerar. Por fim, atendendo que existe um parâmetro de sistema que afeta o conteúdo das mensagens STOCK e STOCKVALC deve-se verificar, na transação IG001 – “Instalação” se o parâmetro “maxLinesStockMsg ” apresenta-se parametrizado na forma a seguir indicada:

Parametrização do sistema externo

Pode-se utilizar qualquer sistema externo, todavia, por questões de organização, sugere-se a utilização do sistema externo habitualmente utilizados para comunicação dos documentos de transporte à AT. A parametrização que a seguir se apresenta é a que deverá ser tida obrigatoriamente em conta sempre que for necessário criar os ficheiros de inventário.

A parametrização da mensagem STOCKCALC deverá estar ativa o tempo estritamente necessário à geração dos ficheiros de inventário de existências.

Os ficheiros de inventário de existências.

Os ficheiros criados ficarão localizados na pasta das exportações do Wpms e a sua denominação obedece à seguinte nomenclatura: StockFile_XXXX_YYYYMMDD.xml, onde XXXX corresponde ao código em Wpms da empresa e YYYYMMDD a data na qual o ficheiro foi criado. Listam-se alguns dos ficheiros gerados: