Objectivo
Estabelecer os mecanismos necessários à realização e controlo do processo de compras ao exterior, de acordo com requisitos da IS.RETAIL e tendo em vista assegurar as melhores condições de fornecimento e de rentabilidade.
Campo de aplicação
Aplica-se a todas as compras ao exterior, a realizar pelas diferentes Direções e Departamentos da IS.RETAIL, necessárias ao normal desenvolvimento das atividades correntes.
Documentos associados
PO-04 – Qualificação e avaliação de Fornecedores
PG-04 – Controlo de saídas não conformes
Definições e abreviaturas
Verificação Confirmação, através da disponibilidade de evidência objetiva, de que os requisitos especificados foram satisfeitos.
ADM Administração (Gestão de Topo).
Responsabilidades
| QUEM? | O QUÊ? |
| Administração (ADM) | Validar as compras de imobilizado e de serviços. Analisar propostas de Fornecedores. |
| Técnicos | Rececionar o produto comprado ou serviço prestado. |
| Todos os Colaboradores | Identificar necessidades de aquisição (compras). |
Procedimento
Generalidades
Em situações excecionais (ex: parceiro tecnológico, razões restritivas da própria situação ou inexistência de alternativa credível), um Fornecedor pode ser considerado como Fornecedor exclusivo.
Tipos de compras
As necessidades de compras da IS.RETAIL, enquadram-se essencialmente nos seguintes tipos:
| Tipo de fornecimentos | Exemplos de fornecimentos |
| Imobilizado | Mobiliário, hardware, equipamentos, obras / adaptações de infraestruturas. |
| Bens | Material de economato/estacionário, produtos de limpeza, consumíveis de informática, consumíveis gerais (ex: água, café). |
| Serviços | Serviços de segurança, comunicações, serviços especializados, nomeadamente: consultores, auditores e entidades formadoras. |
Imobilizado
Os processos de compra de imobilizado devem, sempre que possível, ser inseridos no orçamento anual da Organização.
Sempre que tal não se verifique o processo de compras de imobilizado carece da aprovação prévia da Administração.
Bens
A compra de bens encontra-se diretamente relacionada com a gestão de stocks disponíveis mínimos para assegurar o normal funcionamento da Organização. O controlo dos stocks mínimos dos materiais e consumíveis disponíveis é da responsabilidade das diferentes Direções ou Departamentos.
Serviços
Os processos de compras de serviços carecem da aprovação prévia da Administração.
Processo de compra ao exterior
Identificação da necessidade de compra
As necessidades de compras ao exterior podem ser identificadas pelos diferentes Colaboradores e responsáveis, de acordo com os requisitos inerentes às suas atividades. De forma a evitar eventuais ruturas deverá ser sempre salvaguardada a boa gestão dos stocks disponíveis.
As necessidades de compras de imobilizado e serviços devem ser formalizadas documentalmente (ex: e-mail).
De acordo com o tipo de fornecimento em causa, deverão ser respeitados os requisitos de aprovação prévia por parte da Administração.
Consulta ao mercado
Face à natureza da compra (ex: imobilizado e serviços), deve ser avaliada a necessidade de iniciar um processo de consulta ao mercado.
Caso se confirme a necessidade, deverão ser solicitados orçamentos a 2 ou 3 (desejável) potenciais Fornecedores.
Os pedidos de orçamento são sempre formalizados (ex: carta, e-mail).
As propostas recebidas são canalizadas para a Administração que deverá proceder à sua análise.
A adjudicação de uma dada proposta deve considerar não apenas o fator preço, mas também outros parâmetros de qualidade, conforme estabelecido no documento PO-04 – Qualificação e avaliação de Fornecedores.
Emissão do pedido de compra
Os pedidos de compra (encomenda) de imobilizado e serviços devem ser documentados (ex: e-mail). Os pedidos documentados devem detalhar os requisitos da compra nomeadamente:
- Marca, tipo, dimensões, características técnicas, entre outros pontos relevantes (quando aplicável);
- Data de entrega pretendida;
- Valor da compra (estimativa).
O correto preenchimento do pedido de compra é essencial para o controlo adequado do processo de compra e da receção do produto comprado.
Adjudicação da compra
A adjudicação da encomenda deverá incluir informação detalhada que descreva o produto (ou serviço) a ser comprado, incluindo eventuais requisitos da qualidade específicos aplicáveis ao produto ou serviço. Os requisitos da qualidade (ex: quantidades, prazos de entrega, descrição, características, etc.) permitem assegurar uma avaliação objetiva da conformidade do produto ou serviço, aquando da sua receção (ver parágrafo seguinte).
No caso da contratação de serviços (ex: serviços de segurança, consultoria, etc.), deverão ser referidos eventuais contratos, cláusulas, propostas ou outros documentos contratuais, que regulamentem e estabeleçam os requisitos da qualidade associados à prestação desses serviços.
Como regra, as compras deverão ser canalizadas para os Fornecedores que constam da Lista de Fornecedores Qualificados (FORM-22). Em caso de urgência ou em situações pontuais poderão ser efetuadas aquisições a Fornecedores não previamente qualificados. Eventuais compras a Fornecedores não qualificados carecem de aprovação por parte da Administração.
Receção e verificação de compra
A verificação do produto comprado e recebido visa garantir a sua conformidade relativamente aos diferentes requisitos da qualidade aplicáveis (ex: qualidade do produto, quantidades, prazo de entrega), permitindo assim um melhor e mais rigoroso controlo dos produtos adquiridos.
Após a entrega do material por parte do Fornecedor, o Técnico que recebeu a compra, verifica e confere fisicamente o produto rececionado com a informação constante do(s) documento(s) do Fornecedor (ex: guia de transporte, guia de remessa ou fatura).
A conferência física do material é assegurada confrontando as quantidades e referências recebidas com os documentos do Fornecedor. Caso aplicável é igualmente assegurada a conferência com os elementos apresentados na proposta do Fornecedor ou na adjudicação da mesma.
São aplicados os seguintes critérios de qualidade para a verificação do estado do material/produto rececionado:
- Qualidade da embalagem (ex: embalagem danificada)
- Identificação do produto
- Quantidade fornecida
- Documentação fornecida
- Qualidade do produto (avaliação qualitativa)
- Prazo de entrega
No caso de equipamentos e outros bens para imobilizado, compete à Administração fazer a receção formal do equipamento, de forma a se assegurar a sua operacionalidade e funcionalidade adequadas. Deve ser igualmente assegurada a receção de manuais técnicos de utilização / manutenção (se aplicável).
No caso de se tratar de serviços, o responsável pela aquisição do serviço deverá garantir que o mesmo foi realizado de acordo com os requisitos definidos aquando da contratação e efetuar a confirmação da realização do respetivo serviço.
Após a conferência e verificação, a Administração (ou, por delegação, o responsável pela compra), valida a receção através da aposição da sua rubrica e data de receção nos documentos que serviram para a conferência. Os documentos que acompanham a mercadoria são enviados para a Direção Financeira. Para registo e contabilização.
No caso de ser entregue em simultâneo com o material (ou com a finalização do serviço), a fatura deverá ser enviada para a Direção Financeira, juntamente com a guia de remessa ou transporte, para que se autorize o seu pagamento.
No caso de a fatura não acompanhar o material, a guia de remessa ou de transporte ficará a aguardar a receção da fatura, para que se processe então o seu pagamento.
No caso de ser detetada uma não conformidade na receção do material, a ocorrência deve ser registada no modelo FORM-11 – Ficha de Não Conformidade / Pedido de Ação Corretiva / Preventiva / Melhoria. Nesta situação deve ser feito o registo no campo “Na receção”. A situação de não conformidade (produto não conforme) é tratada de acordo com o procedimento PG-04 – Controlo de saídas não conformes.
Registos
FORM-22 – Lista de Fornecedores Qualificados
FORM-11 – Ficha de Não Conformidade / Pedido de Ação Corretiva / Preventiva / Melhoria
Documentos do Fornecedor (ex: guia de remessa, guia de transporte, fatura)
Notas de encomenda, pedidos de compra ou requisições internas (ex: e-mail, carta)
Registo de alterações
| EDIÇÃO | CRIADO POR | APROVADO POR | OBJECTO DA REVISÃO | ||
| Nome | Data | Rubrica (*) | |||
| 1 | Fernanda Dourado | Leopoldo Donati | 2011-09-23 | Versão original. | |
| 2 | Fernanda Dourado | Leopoldo Donati | 2018-05-01 | Revisão geral do documento no âmbito do processo de transição para a norma ISO9001:2015. | |
(*) Apresentada apenas no documento original (suporte papel).