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Objectivo

Definir os procedimentos, critérios e responsabilidades relativos ao processo de qualificação, seleção e avaliação sistemática (contínua) de Fornecedores de forma a assegurar a sua aptidão para fornecer produtos e serviços de acordo com os requisitos estabelecidos pela IS.RETAIL, garantindo-se assim a eficácia e a eficiência do processo interno de compra.

Pretende-se igualmente estabelecer uma metodologia que permita a determinação sistemática do nível de desempenho do Fornecedor, através do indicador NQF – Nível de Qualidade do Fornecedor.

Campo de aplicação

O presente procedimento aplica-se aos Fornecedores de produtos e serviços, destinados a consumo e/ou utilização interna. Os critérios utilizados na sua avaliação baseiam-se no nível de qualidade dos produtos fornecidos e dos serviços prestados.

Estão incluídos os seguintes tipos de fornecimentos:

Documentos associados

PO-03 – Compras ao exterior

Definições e abreviaturas

Fornecedor – Organização ou pessoa que fornece um produto ou um serviço (ex: produtor, distribuidor, fabricante, prestador de um serviço ou de uma informação).

Fornecedor externo – Fornecedor que não pertence à organização.

Qualificação de um Fornecedor – Processo de avaliação da capacidade de um Fornecedor em satisfazer os requisitos técnicos especificados e entregar a encomenda nos prazos acordados, praticando preços e condições de pagamento aceitáveis.

Fornecedor potencial – Todos os Fornecedores existentes no mercado.

Fornecedor qualificado – Todos os Fornecedores potenciais, que foram aprovados segundo o processo de qualificação e seleção descrito neste procedimento.

Processo de qualificação – Processo para demonstrar a aptidão para satisfazer requisitos especificados.

Avaliação – Ato de apreciar os resultados de uma ação, de forma a averiguar a sua relação com os objetivos estabelecidos, os recursos consumidos e os impactos produzidos sobre a realidade, bem como de examinar se os mesmos resultados poderiam ter sido obtidos a um menor custo.

SPQ Sistema Português da Qualidade.

NQF Nível de Qualidade do Fornecedor (Produtos e Serviços).

ADM Administração (Gestão de Topo).

GQ Gestor da qualidade

Responsabilidades

Procedimento

Qualificação e seleção de Fornecedores externos

Identificação da necessidade de qualificar Fornecedor externo

De acordo com a natureza e a criticidade dos produtos/serviços fornecidos à IS.RETAIL, os Fornecedores correntes e/ou Fornecedores potenciais, estão sujeitos a um processo de qualificação e seleção descrito neste procedimento.

Para dar início ao processo, é solicitado ao Gestor da Qualidade (GQ) que qualifique um (novo) Fornecedor. Na sequência dessa solicitação, o GQ é responsável pelo envio e recolha do Questionário de Qualificação de Fornecedor (FORM-14) e respetiva informação relevante.

Sempre que considerado necessário, este questionário é igualmente enviado aos Fornecedores correntes da Organização, tendo em vista a atualização dos seus dados relevantes, relativamente aos aspetos da garantia da qualidade e cumprimentos de requisitos específicos.

Tomando em consideração a natureza específica dos produtos a fornecer, o processo de qualificação de um potencial Fornecedor pode incluir o envio, por parte desse Fornecedor, de amostras para posterior avaliação e qualificação pela entidade requisitante. O processo de avaliação e qualificação das amostras é da responsabilidade da Administração (ADM) a quem compete assegurar o controlo adequado desse mesmo processo de qualificação.

Envio do questionário

O Questionário de Qualificação de Fornecedor (FORM-14) é enviado por carta, e-mail ou entregue pessoalmente. Deve ser preenchido e devolvido para o Gestor da Qualidade (GQ).

Sempre que necessário, deve ser pedida documentação técnica (ex: catálogos, listas de preços, referências, etc.) ao Fornecedor, que permita complementar o seu processo de qualificação.

Receção e análise do questionário

Após receção do questionário o GQ procede à sua análise e eventual qualificação inicial (pré-qualificação). Se necessário solicita ao responsável do departamento e à Administração colaboração nessa análise.

Como resultado da análise do questionário devolvido pelo potencial Fornecedor, uma das decisões a seguir descritas podem ser tomadas:

Sempre que se justifique, a IS.RETAIL efetua visitas aos seus Fornecedores com o objetivo de promover um melhor conhecimento mútuo e a discussão de eventuais problemas surgidos. O relacionamento da IS.RETAIL com os seus Fornecedores (potenciais ou correntes) pauta-se por um elevado espírito de parceria. A IS.RETAIL considera os seus principais Fornecedores como Parceiros, com quem procura estabelecer relações duradouras e com benefícios mútuos.

Integração na Lista de Fornecedores Qualificados

Os Fornecedores pré-qualificados passam a integrar a Lista de Fornecedores Qualificados em vigor (FORM-22).

Caso o Fornecedor não qualificado seja considerado como não substituível por Fornecedor alternativo (ex: Fornecedor exclusivo), a sua inclusão na Lista de Fornecedores Qualificados ficará dependente da aprovação pela Administração (ADM).

Neste caso, constará como Fornecedor aprovado, mas com restrição o que significa que será sujeito a uma avaliação rigorosa mais frequente.

Seleção do Fornecedor

Relativamente à seleção de Fornecedores, isto é, definição e aplicação de critérios de escolha de Fornecedores já aprovados (qualificados), compete à entidade requisitante, desencadear a compra tendo em consideração os seguintes parâmetros:

1. Condições gerais de fornecimento (ex: preços, prazos de entrega, condições de pagamento mais vantajosas, etc.);
2. Não alocar as necessidades de compra a um único Fornecedor de acordo com a política de Fornecedores não exclusivos;
3. Imagem prestigiada no mercado;
4. Representação exclusiva de marca (ex: Parceiros tecnológicos);
5. Fornecedor certificado ou em processo de certificação no âmbito do SGQ (Fornecedor certificado = Fornecedor PREFERENCIAL);
6. Classificação atual do fornecedor, resultante do seu processo de avaliação contínua (Classe A = Fornecedor CONSISTENTE = Fornecedor PREFERENCIAL);
7. Outro(s) considerado(s) relevante(s).

Avaliação de Fornecedores externos

Os Fornecedores dos produtos e serviços atrás referidos são submetidos a uma avaliação sistemática e de frequência anual.

O processo de avaliação sistemática de Fornecedor aplica-se apenas a Fornecedores externos previamente qualificados, de acordo com o estabelecido no presente documento.

Os Fornecedores qualificados estão definidos na Lista de Fornecedores Qualificados (FORM-22).

Na Lista de Fornecedores Qualificados, estão definidos quais os Fornecedores sujeitos a avaliação sistemática, de acordo com a criticidade dos respetivos fornecimentos, tendo em atenção o seu impacte na qualidade dos serviços prestados pela IS.RETAIL. A avaliação efetiva de um Fornecedor está sujeita à aplicação de critérios de admissibilidade, nomeadamente:

• Valor anual mínimo das compras efetuadas ao Fornecedor;
• Situação do Fornecedor (ativo ou não ativo).
• Fornecedor pontual.

Metodologia para avaliação de Fornecedores de Produtos e Serviços

A avaliação quantitativa (anual) dos Fornecedores de produtos e serviços é baseada na avaliação global do seu desempenho e visa o estabelecimento de um nível de qualidade do Fornecedor (NQF) que permita a valorização objetiva do seu desempenho.

Os resultados dessa avaliação são registados no documento FORM-15 – Avaliação contínua de Fornecedor.

A avaliação é baseada num conjunto de parâmetros (atributos) e respetiva escala (métrica) apresentados no referido modelo de registo.

A classificação do Fornecedor corresponde à média aritmética da pontuação atribuída a cada parâmetro (isto é, total de pontos / número de parâmetros pontuados). É igualmente tomada em consideração, a pontuação específica de cada atributo.

A classificação final é atribuída, por consenso, pelas diferentes entidades envolvidas na avaliação. De acordo com a análise efetuada e resultados obtidos, serão desencadeadas ações junto do Fornecedor e/ou internamente.

Atendendo à natureza do produto e/ou serviço fornecido, poderão existir atributos não aplicáveis, isto é, não são passíveis de atribuição de pontuação.

Classe do Fornecedor:

Conforme estabelecido no quadro anterior, sempre que a classificação final for C, D ou E, deverão ser estabelecidos contactos com o Fornecedor, com vista à eventual definição de ações corretivas ou de melhoria a desenvolver pelo Fornecedor.

A informação a enviar ao Fornecedor deve incluir detalhes que suportem a sua classificação (ex: tipo de problemas detetados, atributos desfavoráveis, situação em apreciação, etc.). A natureza das ações a empreender será determinada pela criticidade das situações detetadas e/ou da importância/dependência do Fornecedor.

Aquando da avaliação anual do Fornecedor deverão ser considerados todos os incidentes e/ou anomalias surgidas durante o período em apreciação, nomeadamente eventuais não conformidades detetadas no momento da receção do produto/material ou no decurso da prestação do serviço. Estas situações deverão ser consideradas deméritos (qualitativos) quanto ao nível de desempenho do respetivo Fornecedor.

Lista de Fornecedores Qualificados

Após a conclusão do processo de avaliação anual do Fornecedor, a Lista de Fornecedores Qualificados (FORM-22) deve ser atualizada de acordo com os resultados (classificação) obtidos por cada um dos Fornecedores avaliados. A atualização da lista corresponde a uma nova data de edição da mesma.

Requalificação de Fornecedores desqualificados

Fornecedores que tenham sido desqualificados (Classe E) no âmbito do processo de avaliação contínua de Fornecedores deverão ser submetidos a novo processo de qualificação inicial e seleção caso pretendam voltar a integrar a Lista de Fornecedores Qualificados. O processo de qualificação inicial está documentado no presente procedimento.

Registos

FORM-14 – Questionário de Qualificação de Fornecedor

FORM-15 – Avaliação contínua de Fornecedor

FORM-22 – Lista de Fornecedores Qualificados

Processos administrativos relativos à qualificação e avaliação de Fornecedores

Registo de alterações

(*) Apresentada apenas no documento original (suporte papel).