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Objectivo

Definir os procedimentos, critérios e responsabilidades relativos ao processo de qualificação, seleção e avaliação sistemática (contínua) de Fornecedores de forma a assegurar a sua aptidão para fornecer produtos e serviços de acordo com os requisitos estabelecidos pela IS.RETAIL, garantindo-se assim a eficácia e a eficiência do processo interno de compra.

Pretende-se igualmente estabelecer uma metodologia que permita a determinação sistemática do nível de desempenho do Fornecedor, através do indicador NQF – Nível de Qualidade do Fornecedor.

Campo de aplicação

O presente procedimento aplica-se aos Fornecedores de produtos e serviços, destinados a consumo e/ou utilização interna. Os critérios utilizados na sua avaliação baseiam-se no nível de qualidade dos produtos fornecidos e dos serviços prestados.

Estão incluídos os seguintes tipos de fornecimentos:

Tipo de fornecimentos	Exemplos de fornecimentos
Imobilizado	Mobiliário, hardware, equipamentos, obras / adaptações de infraestruturas.
Bens	Material de economato/estacionário, produtos de limpeza, consumíveis de informática, consumíveis gerais (ex: água, café).
Serviços	Serviços de segurança, comunicações, serviços especializados, nomeadamente: consultores, auditores e entidades formadoras.

Documentos associados

PO-03 – Compras ao exterior

Definições e abreviaturas

Fornecedor – Organização ou pessoa que fornece um produto ou um serviço (ex: produtor, distribuidor, fabricante, prestador de um serviço ou de uma informação).

Fornecedor externo – Fornecedor que não pertence à organização.

Qualificação de um Fornecedor – Processo de avaliação da capacidade de um Fornecedor em satisfazer os requisitos técnicos especificados e entregar a encomenda nos prazos acordados, praticando preços e condições de pagamento aceitáveis.

Fornecedor potencial – Todos os Fornecedores existentes no mercado.

Fornecedor qualificado – Todos os Fornecedores potenciais, que foram aprovados segundo o processo de qualificação e seleção descrito neste procedimento.

Processo de qualificação – Processo para demonstrar a aptidão para satisfazer requisitos especificados.

Avaliação – Ato de apreciar os resultados de uma ação, de forma a averiguar a sua relação com os objetivos estabelecidos, os recursos consumidos e os impactos produzidos sobre a realidade, bem como de examinar se os mesmos resultados poderiam ter sido obtidos a um menor custo.

SPQ Sistema Português da Qualidade.

NQF Nível de Qualidade do Fornecedor (Produtos e Serviços).

ADM Administração (Gestão de Topo).

GQ Gestor da qualidade

Responsabilidades

QUEM?	O QUÊ?
Administração (ADM)	Selecciona os equipamentos e outros bens imobilizados a adquirir. Assegura a análise, a qualificação e a avaliação do Fornecedor externo. Controla o processo de qualificação de amostras (quando aplicável).
Gestor da Qualidade (GQ)	Envia o questionário de qualificação de Fornecedor. Recepciona o questionário após devolução pelo Fornecedor. Qualifica o Fornecedor com base nas informações colectadas. Mantêm actualizada a Lista de Fornecedores Qualificados (FORM-22). Coordena a avaliação anual dos Fornecedores (produtos e serviços). Determina eventuais ações junto dos Fornecedores, resultantes da avaliação anual dos mesmos.
Responsáveis de Departamento/Utilizador	Colaboram na avaliação anual dos Fornecedores (produtos e serviços).

Procedimento

Qualificação e seleção de Fornecedores externos

Identificação da necessidade de qualificar Fornecedor externo

De acordo com a natureza e a criticidade dos produtos/serviços fornecidos à IS.RETAIL, os Fornecedores correntes e/ou Fornecedores potenciais, estão sujeitos a um processo de qualificação e seleção descrito neste procedimento.

Para dar início ao processo, é solicitado ao Gestor da Qualidade (GQ) que qualifique um (novo) Fornecedor. Na sequência dessa solicitação, o GQ é responsável pelo envio e recolha do Questionário de Qualificação de Fornecedor (FORM-14) e respetiva informação relevante.

Sempre que considerado necessário, este questionário é igualmente enviado aos Fornecedores correntes da Organização, tendo em vista a atualização dos seus dados relevantes, relativamente aos aspetos da garantia da qualidade e cumprimentos de requisitos específicos.

Tomando em consideração a natureza específica dos produtos a fornecer, o processo de qualificação de um potencial Fornecedor pode incluir o envio, por parte desse Fornecedor, de amostras para posterior avaliação e qualificação pela entidade requisitante. O processo de avaliação e qualificação das amostras é da responsabilidade da Administração (ADM) a quem compete assegurar o controlo adequado desse mesmo processo de qualificação.

Envio do questionário

O Questionário de Qualificação de Fornecedor (FORM-14) é enviado por carta, e-mail ou entregue pessoalmente. Deve ser preenchido e devolvido para o Gestor da Qualidade (GQ).

Sempre que necessário, deve ser pedida documentação técnica (ex: catálogos, listas de preços, referências, etc.) ao Fornecedor, que permita complementar o seu processo de qualificação.

Receção e análise do questionário

Após receção do questionário o GQ procede à sua análise e eventual qualificação inicial (pré-qualificação). Se necessário solicita ao responsável do departamento e à Administração colaboração nessa análise.

Como resultado da análise do questionário devolvido pelo potencial Fornecedor, uma das decisões a seguir descritas podem ser tomadas:

Fornecedor	Descrição e critérios
Qualificado	Fornecedor que a IS.RETAIL considera ser capaz de fornecer produtos (ou serviços) que cumprem com os requisitos especificados. A experiência acumulada relativamente ao desempenho (positivo) de um Fornecedor corrente, tendo por base o resultado dos fornecimentos efetuados até à data, é razão suficiente para a sua inclusão automática na Lista de Fornecedores Qualificados (FORM-22). Um Fornecedor pré-qualificado é um Fornecedor que transmite um elevado nível de confiança quanto à sua capacidade para fornecer, no futuro, o produto e/ou serviço com a qualidade desejada e de forma permanente.
Não Qualificado	Fornecedor que a IS.RETAIL considera não ser capaz de cumprir, de forma sustentada, com os requisitos especificados. Para além da informação constante do questionário devolvido, existem ainda outros critérios que podem sustentar a sua não qualificação, nomeadamente os seguintes: informação negativa recolhida no mercado, dúvidas sobre a sua real capacidade para cumprir com os requisitos estabelecidos, respostas negativas, no questionário devolvido, indiciando total alheamento em relação aos aspetos da garantia da qualidade, existência de Fornecedor alternativo com melhor potencial de desempenho, não cumprimento de requisitos legais. Um Fornecedor não qualificado pode ser submetido posteriormente a um novo processo de qualificação inicial.

Sempre que se justifique, a IS.RETAIL efetua visitas aos seus Fornecedores com o objetivo de promover um melhor conhecimento mútuo e a discussão de eventuais problemas surgidos. O relacionamento da IS.RETAIL com os seus Fornecedores (potenciais ou correntes) pauta-se por um elevado espírito de parceria. A IS.RETAIL considera os seus principais Fornecedores como Parceiros, com quem procura estabelecer relações duradouras e com benefícios mútuos.

Integração na Lista de Fornecedores Qualificados

Os Fornecedores pré-qualificados passam a integrar a Lista de Fornecedores Qualificados em vigor (FORM-22).

Caso o Fornecedor não qualificado seja considerado como não substituível por Fornecedor alternativo (ex: Fornecedor exclusivo), a sua inclusão na Lista de Fornecedores Qualificados ficará dependente da aprovação pela Administração (ADM).

Neste caso, constará como Fornecedor aprovado, mas com restrição o que significa que será sujeito a uma avaliação rigorosa mais frequente.

Seleção do Fornecedor

Relativamente à seleção de Fornecedores, isto é, definição e aplicação de critérios de escolha de Fornecedores já aprovados (qualificados), compete à entidade requisitante, desencadear a compra tendo em consideração os seguintes parâmetros:

1. Condições gerais de fornecimento (ex: preços, prazos de entrega, condições de pagamento mais vantajosas, etc.);
2. Não alocar as necessidades de compra a um único Fornecedor de acordo com a política de Fornecedores não exclusivos;
3. Imagem prestigiada no mercado;
4. Representação exclusiva de marca (ex: Parceiros tecnológicos);
5. Fornecedor certificado ou em processo de certificação no âmbito do SGQ (Fornecedor certificado = Fornecedor PREFERENCIAL);
6. Classificação atual do fornecedor, resultante do seu processo de avaliação contínua (Classe A = Fornecedor CONSISTENTE = Fornecedor PREFERENCIAL);
7. Outro(s) considerado(s) relevante(s).

Avaliação de Fornecedores externos

Os Fornecedores dos produtos e serviços atrás referidos são submetidos a uma avaliação sistemática e de frequência anual.

O processo de avaliação sistemática de Fornecedor aplica-se apenas a Fornecedores externos previamente qualificados, de acordo com o estabelecido no presente documento.

Os Fornecedores qualificados estão definidos na Lista de Fornecedores Qualificados (FORM-22).

Na Lista de Fornecedores Qualificados, estão definidos quais os Fornecedores sujeitos a avaliação sistemática, de acordo com a criticidade dos respetivos fornecimentos, tendo em atenção o seu impacte na qualidade dos serviços prestados pela IS.RETAIL. A avaliação efetiva de um Fornecedor está sujeita à aplicação de critérios de admissibilidade, nomeadamente:

• Valor anual mínimo das compras efetuadas ao Fornecedor;
• Situação do Fornecedor (ativo ou não ativo).
• Fornecedor pontual.

Metodologia para avaliação de Fornecedores de Produtos e Serviços

A avaliação quantitativa (anual) dos Fornecedores de produtos e serviços é baseada na avaliação global do seu desempenho e visa o estabelecimento de um nível de qualidade do Fornecedor (NQF) que permita a valorização objetiva do seu desempenho.

Os resultados dessa avaliação são registados no documento FORM-15 – Avaliação contínua de Fornecedor.

A avaliação é baseada num conjunto de parâmetros (atributos) e respetiva escala (métrica) apresentados no referido modelo de registo.

A classificação do Fornecedor corresponde à média aritmética da pontuação atribuída a cada parâmetro (isto é, total de pontos / número de parâmetros pontuados). É igualmente tomada em consideração, a pontuação específica de cada atributo.

NQF (Nível de Qualidade do Fornecedor) =	Total de pontos
	Número de atributos pontuados

A classificação final é atribuída, por consenso, pelas diferentes entidades envolvidas na avaliação. De acordo com a análise efetuada e resultados obtidos, serão desencadeadas ações junto do Fornecedor e/ou internamente.

Atendendo à natureza do produto e/ou serviço fornecido, poderão existir atributos não aplicáveis, isto é, não são passíveis de atribuição de pontuação.

Classe do Fornecedor:

NQF	Atributos	Classe do Fornecedor	Caracterização
>=4	Todos >=4	A	Fornecedor CONSISTENTE. Fornecedor qualificado sem limitações.
>=3	Todos =>3	B	Fornecedor VARIÁVEL. Fornecedor apto mas carenciado de eventuais melhorias de pequena dimensão. Ação a desenvolver junto do Fornecedor: avaliar o interesse e/ou necessidade de reportar o resultado e de solicitar o lançamento de ação de melhoria, face à criticidade e natureza do(s) atributo(s) classificados com 3.
>=3	Um ou mais <3	C	Fornecedor DEFICIENTE. Fornecedor que requer ação específica relativamente ao atributo(s) em causa. Ação a desenvolver junto do Fornecedor: reportar o resultado e solicitar o lançamento de ação de melhoria imediata.
<3	Um ou mais <3	D	Fornecedor POTENCIALMENTE DESQUALIFICADO. Fornecedor que requer grandes alterações e profundas melhorias no seu desempenho. Ação a desenvolver junto do Fornecedor: reportar o resultado e solicitar o lançamento de ação de melhoria urgente. Sensibilizar e alertar o Fornecedor para a sua eventual desqualificação.
<=2	N/A	E	Fornecedor DESQUALIFICADO. Fornecedor totalmente inapto e desqualificado. Ação a desenvolver junto do Fornecedor: reportar o resultado e informar o Fornecedor sobre o processo de desqualificação eminente.

Conforme estabelecido no quadro anterior, sempre que a classificação final for C, D ou E, deverão ser estabelecidos contactos com o Fornecedor, com vista à eventual definição de ações corretivas ou de melhoria a desenvolver pelo Fornecedor.

A informação a enviar ao Fornecedor deve incluir detalhes que suportem a sua classificação (ex: tipo de problemas detetados, atributos desfavoráveis, situação em apreciação, etc.). A natureza das ações a empreender será determinada pela criticidade das situações detetadas e/ou da importância/dependência do Fornecedor.

Aquando da avaliação anual do Fornecedor deverão ser considerados todos os incidentes e/ou anomalias surgidas durante o período em apreciação, nomeadamente eventuais não conformidades detetadas no momento da receção do produto/material ou no decurso da prestação do serviço. Estas situações deverão ser consideradas deméritos (qualitativos) quanto ao nível de desempenho do respetivo Fornecedor.

Lista de Fornecedores Qualificados

Após a conclusão do processo de avaliação anual do Fornecedor, a Lista de Fornecedores Qualificados (FORM-22) deve ser atualizada de acordo com os resultados (classificação) obtidos por cada um dos Fornecedores avaliados. A atualização da lista corresponde a uma nova data de edição da mesma.

Requalificação de Fornecedores desqualificados

Fornecedores que tenham sido desqualificados (Classe E) no âmbito do processo de avaliação contínua de Fornecedores deverão ser submetidos a novo processo de qualificação inicial e seleção caso pretendam voltar a integrar a Lista de Fornecedores Qualificados. O processo de qualificação inicial está documentado no presente procedimento.

Registos

FORM-14 – Questionário de Qualificação de Fornecedor

FORM-15 – Avaliação contínua de Fornecedor

FORM-22 – Lista de Fornecedores Qualificados

Processos administrativos relativos à qualificação e avaliação de Fornecedores

Registo de alterações

EDIÇÃO	CRIADO POR	APROVADO POR	OBJECTO DA REVISÃO
Nome	Data	Rubrica (*)
1	Fernanda Dourado	Leopoldo Donati	2011-09-23		Versão original.
2	Fernanda Dourado	Leopoldo Donati	2018—05-01		Revisão total do documento no âmbito do processo de transição para a norma ISO9001:2015.

(*) Apresentada apenas no documento original (suporte papel).