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Auditorias internas

Autor do artigo Por Fernanda Dourado
Data do artigo Sexta-feira, 18 Setembro 2020

Objectivo

Estabelecer um sistema de auditorias internas ao Sistema de Gestão (SG), que permita avaliar periodicamente:

A conformidade do SG com o planeamento dos diferentes processos, com os requisitos da Norma de referência e com os requisitos estabelecidos pela Organização;
A eficácia da implementação e manutenção do SG.

Pretende-se também assegurar que são empreendidas ações corretivas para eliminar não conformidades detetadas e as suas causas.

Campo de aplicação

Este procedimento abrange todas as atividades e processos desenvolvidos pela IS.RETAIL, que concorrem para a gestão do Sistema da Qualidade, nomeadamente os produtos e serviços fornecidos a Cliente.

Documentos associados

Norma NP EN ISO 19011:2011

PG-01 – Controlo da informação documentada

PG-05 – Não conformidades e ações corretivas

PG-07 – Revisão pela Gestão

Definições e abreviaturas

Auditoria – Processo sistemático, independente e documentado para obter evidências de auditoria e respetiva avaliação objetiva com vista a determinar em que medida os critérios da auditoria são satisfeitos.

Programa de auditoria – Conjunto de uma ou mais auditorias planeadas para um dado período de tempo e dirigidas a um fim específico.

Evidências de auditoria – Registos, afirmações factuais ou outra informação, que sejam verificáveis e relevantes para os critérios da auditoria.

Critérios da auditoria – Conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos utilizados como referência.

Auditor – Pessoa com competência para realizar uma auditoria.

Competência – Atributos pessoais demonstrados e capacidade demonstrada de aplicar conhecimentos e de saber fazer.

Constatações da auditoria – Resultados da avaliação das evidências de auditoria de acordo com os critérios da auditoria.

Conclusões da auditoria – Resultados finais de uma auditoria, decididos pela equipa auditora após ter tido em consideração os objetivos da auditoria e todas as constatações da auditoria.

Plano da auditoria – Descrição das atividades e dos preparativos de uma auditoria.

Âmbito da auditoria – Extensão e limites de uma auditoria.

Auditado – Organização, área ou processo a ser auditado.

Não conformidade – Não satisfação de um requisito especificado.

Organização – Conjunto de pessoas e de instalações inseridas numa cadeia de responsabilidades, autoridades e relações. Exemplo de organização: IS.RETAIL.

EA Equipa Auditora (um ou mais auditores).

ADM Administração (Gestão de Topo)

GQ Gestor da Qualidade

SGQ Sistema de Gestão da Qualidade

Responsabilidades

QUEM?	O QUÊ?
Administração (ADM)	Aprovar o Programa Anual de Auditorias Internas.
Gestor da Qualidade (GQ)	Elaborar o Programa Anual de Auditorias Internas. Selecionar e nomear a EA ( desencadeamento da auditoria). Fornecer à EA toda a documentação relevante para a auditoria. Distribuir o Relatório Final de Auditoria ( Auditados e ADM).
Equipa Auditora (EA)	Preparar a auditoria, analisando todos os documentos relevantes para a auditoria. Elaborar e emitir o Plano de Auditoria. Distribuir, aos auditados, o Plano de Auditoria. Realizar a auditoria. Analisar os resultados da auditoria com o(s) auditado(s). Elaborar e emitir o Relatório Final de Auditoria.
Auditado	Analisar os resultados da auditoria com a EA. Desencadear ações corretivas ou de melhoria resultantes das constatações da EA, sejam Não Conformidades Maiores (NCm), Não Conformidades (NC) ou Oportunidades de Melhoria (OM).

Procedimento

Fluxograma

Procedimento

Generalidades

As auditorias têm por finalidade determinar o grau de cumprimento dos requisitos do Sistema de Gestão (SG). As constatações das auditorias são utilizadas para avaliar a eficácia do SGQ e identificar oportunidades de melhoria.

Por meio das Auditorias Internas, pretende-se obter garantia relativamente aos seguintes aspetos:

O planeamento para atingir o nível da qualidade desejado é adequado, prático e exequível;
A qualidade dos produtos e serviços fornecidos responde às legítimas necessidades e expectativas dos Clientes;
Verifica-se a conformidade com os requisitos aplicáveis;
Os procedimentos cumprem os requisitos da Norma ISO9001:2015;
Os procedimentos são adequados e são seguidos pelos Colaboradores da Organização;
A implementação dos diferentes processos é eficaz e eficiente;
São avaliados os resultados do desempenho dos processos com vista à sua melhoria contínua;
As deficiências na execução e fornecimento dos produtos e serviços são identificadas e as ações corretivas tomadas;
As oportunidades para a melhoria contínua são identificadas e os Colaboradores responsáveis alertados e envolvidos;
São utilizadas técnicas estatísticas para o adequado controlo das atividades;
Os recursos são geridos de forma eficaz e eficiente.

Elaboração do Programa Anual de Auditorias Internas (Fase 1)

Anualmente é elaborado um programa de auditorias que toma em consideração o estado e a importância dos processos e das áreas/atividades a serem auditados. São também tomados em consideração os resultados de auditorias anteriores.

O plano anual de auditorias é apresentado no modelo FORM-17 – Programa Anual de Auditorias. Compete ao Gestor da Qualidade (GQ) a elaboração deste programa. A elaboração e a aprovação do Programa Anual de Auditorias devem decorrer durante o 1.º Trimestre.

No Programa Anual são apresentados os seguintes elementos:

Os processos, áreas ou atividades a serem auditados (âmbito);
O mês em que serão realizadas as auditorias (frequência).

Aprovação do Programa Anual de Auditorias (2)

É responsabilidade da Administração (ADM) a aprovação do Programa Anual de Auditorias. A aprovação deve ser formalizada até final do 1.º Trimestre. A aprovação deste plano pode ser realizada no âmbito da revisão do SGQ pela gestão (ver documento PG-07 – Revisão pela Gestão).

Seleção e nomeação da Equipa Auditora (3)

Compete ao Gestor da Qualidade (GQ) a seleção e nomeação da EA.

A auditoria é realizada por um auditor pertencente à Bolsa de Auditores Internos da Empresa, selecionado pelo Gestor da Qualidade (GQ) de acordo com o seu currículo, disponibilidade e funções.

A seleção da EA (um ou dois auditores) deve assegurar objetividade e imparcialidade em relação ao processo da auditoria, nomeadamente que os auditores não auditem o seu próprio trabalho. Pretende-se assim que a auditoria interna funcione como uma ferramenta de gestão para a avaliação independente de qualquer processo ou atividade estabelecidos.

A EA nomeada pode ser acompanhada por um auditor observador com o objetivo de se promover internamente o “processo de auditoria”. Um auditor observador pode também acompanhar uma auditoria para efeitos da sua formação em auditorias.

Os Auditores Internos, têm que ter formação específica em Auditorias Internas, ministrada por entidades competentes. As funções, responsabilidades e competências dos Auditores Internos estão estabelecidas na respetiva Ficha de Função.

Em caso de necessidade (ex: indisponibilidade por parte dos auditores internos) poderá recorrer-se a um Auditor Externo Qualificado, selecionado pelo Gestor da Qualidade (GQ) de acordo com o seu currículo.

Preparação da Auditoria (4)

O Gestor da Qualidade (GQ) nomeia a EA e fornece-lhe cópia do último relatório de auditoria interna (e externa, se aplicável) e informação sobre as não conformidades associadas. Toda esta informação é limitada ao processo, área ou atividade a auditar (ex: serviço, departamento, processo, sistema de gestão).

Antes da auditoria, a EA deverá analisar estes documentos para identificar áreas mais problemáticas ou passíveis de melhoria.

Desencadeamento da Auditoria (5)

As auditorias são desencadeadas, a título preventivo, de acordo com o programa anual em vigor.

Para além do programa anual (prevenção), as auditorias internas podem ainda ser desencadeadas a título corretivo, para analisar as circunstâncias em que ocorreu determinado desvio ou alteração. De uma forma geral estas auditorias podem ser decididas num dos seguintes casos:

Quando ocorrer uma alteração importante na Organização ou no Sistema de Gestão (SG) implantado;
Quando existirem razões para concluir que a qualidade dos produtos e serviços fornecidos a Cliente se deteriorou.

O desencadeamento de uma auditoria específica é formalizado pela emissão do respetivo plano de auditoria (modelo FORM-18 – Plano de Auditoria). A estrutura do plano é apresentada no respetivo modelo. A emissão do Plano de Auditoria é da responsabilidade da EA ou do GQ.

O Plano de Auditoria é emitido com o mínimo de uma semana de antecedência em relação à data de realização da auditoria, de forma a permitir a sua distribuição atempada a todos os Colaboradores envolvidos nessa auditoria.

O Plano de Auditoria define claramente o âmbito da mesma que corresponde a todos os processos, áreas e atividades da Empresa a serem auditados (ex: departamentos, serviços, processos, sistema de gestão, etc.).

São também definidos no Plano de Auditoria quais os critérios da auditoria estabelecidos para a mesma, isto é, os procedimentos e os requisitos a utilizar como referência no processo da auditoria.

De uma forma geral os elementos de base (critérios) para a realização de auditorias internas são os seguintes:

Norma aplicável ao Sistema de Gestão (NP EN ISO 9001:2015);
Toda a legislação aplicável no âmbito da auditoria (se aplicável);
Manual do Sistema de Gestão (MSG) em vigor;
Procedimentos do Sistema de Gestão implantado;
Boas práticas.

No programa é identificada a constituição da Equipa Auditora (EA) previamente nomeada.

Realização da Auditoria (6)

A data de realização da auditoria está definida no respetivo plano, decorrendo a auditoria dentro do período normal de funcionamento da Empresa.

Durante o dia ou dias de decurso da auditoria, todo todos os Colaboradores estão presentes a tempo inteiro, salvo causa de força maior. Quando as situações de força maior forem previsíveis, a data da auditoria é adiada.

A metodologia a seguir no planeamento e realização da auditoria segue as orientações constantes na Norma NP EN ISO 19011:2011 – Linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão (ISO 19011:2011).

A condução da auditoria deve assegurar objetividade e imparcialidade, nomeadamente que os auditores nomeados não auditem o seu próprio trabalho.

O objetivo da auditoria interna é efetuar uma revisão física e pormenorizada do Sistema de Gestão implantado na IS.RETAIL.

De acordo com o âmbito da Auditoria Interna, esta revisão deverá cobrir, no mínimo, os pontos do documento FORM-19 – Lista de Verificação para Auditorias Internas (“Check list”) aplicáveis.

Esta lista orienta a EA para os aspetos que devem ser analisados em profundidade, não sendo porém limitativa ou de utilização obrigatória. Em particular, os pontos fracos que ressaltem da análise dos documentos referidos no parágrafo 6.2.5 – Preparação da Auditoria, devem ser analisados com particular cuidado.

No decurso da auditoria, a EA observa diretamente os processos, interroga os Colaboradores e consulta a documentação existente e aplicável.

Os resultados das verificações são integralmente anotados na lista de verificação utilizada, que servirão posteriormente de base para a elaboração do respetivo relatório final.

Se aplicável, são obtidas cópias de documentos internos, que evidenciem não conformidades, para figurarem como anexos ao relatório.

No decurso da auditoria, a EA deve verificar se as ações corretivas decorrentes de auditorias anteriores foram efetivamente implementadas de acordo com o respetivo plano.

Deverá tomar especial atenção ao cumprimento dos prazos de execução definidos para cada acção correctiva e à eficácia das soluções implementadas.

Discussão dos resultados da auditoria (7)

No final da auditoria, todas as constatações são discutidas com os responsáveis da(s) área(s) auditada(s), de forma a se identificarem as ações corretivas a desenvolver e a promover o envolvimento de todos nas soluções propostas.

Nesta reunião são também definidas, em conjunto com os responsáveis da(s) área(s) auditada(s) (ex: responsável do serviço ou área, responsável do processo, etc.) as datas limite para a correção de cada não conformidade detetada. O lançamento de uma ação corretiva deve identificar a ação a desenvolver (o quê), o responsável pela sua execução (quem) e a data limite de execução (quando).

O tratamento das ações corretivas segue os procedimentos estabelecidos no documento PG-05 – Não conformidades e ações corretivas.

Elaboração do Relatório Final da Auditoria (8)

Dentro do prazo máximo de uma semana (5 dias úteis) após a auditoria, a EA emite e envia um relatório dirigido ao Gestor da Qualidade (GQ), identificando clara e objetivamente as não conformidades ou desvios detetados e sugerindo, sempre que possível, a ação corretiva correspondente.

As constatações da EA são classificadas de acordo com os seguintes critérios:

Classificação	Critério
Não Conformidade Maior (NCm)	Não satisfação de um requisito que possa representar: Uma falha no cumprimento de um ou mais requisitos do Sistema de Gestão (SG); Uma situação de incumprimento flagrante de requisito(s) do Cliente ou da Organização; Uma situação que levante dúvidas significativas acerca da capacidade do SG para atingir os resultados previstos; Um desvio importante quanto a regras de segurança de pessoas e bens do Cliente e/ou da Organização.
Não Conformidade (NC)	Não satisfação de um requisito. Geralmente os requisitos estão estabelecidos num documento. Exemplos de requisitos: requisitos do Cliente, da Organização, do serviço prestado, de segurança, etc.
Oportunidade de Melhoria (OM)	Situação, sugestão ou recomendação com significativo potencial para a melhoria do desempenho do SG, dos processos, das atividades e dos serviços. As OM devem ser consideradas apenas como linhas de orientação a explorar pela Organização com vista à melhoria contínua do seu desempenho. A Organização deve avaliar sistematicamente a adequabilidade das sugestões e recomendações da EA e não as entender como soluções definitivas para as situações abordadas.

Para tal é utilizado o documento FORM-20 – Relatório Final de Auditoria. Caso a auditoria seja conduzida por um Auditor Externo pode ser eventualmente utilizado um modelo de Relatório de Auditoria diferente do referido modelo.

O conteúdo deste relatório é comunicado (via e-mail) aos responsáveis diretos pelos processos, atividades ou áreas auditados, assim como à Administração (ADM). Compete ao Gestor da Qualidade (GQ) assegurar a difusão deste relatório.

O original do relatório é mantido na Empresa durante o período estabelecido no procedimento PG-01 – Controlo da informação documentada.

Lançamento de Ações Corretivas (9)

As eventuais não conformidades e oportunidades de melhoria, identificadas durante as Auditorias Internas são registadas na base de dados “Registo de Não Conformidades” (Ficheiro Excel). Poderá ser feito um registo intermédio (suporte papel) por recurso ao modelo FORM-13 – Plano de ação.

As causas (origem) dos desvios ou não conformidades são sempre investigadas.

O responsável pela área ou processo auditado deve assegurar que são empreendidas, sem demora indevida, ações para eliminar as não conformidades detetadas e as suas causas.

Os métodos para avaliação dos efeitos das ações corretivas decorrentes de auditorias são descritos no procedimento PG-05 – Não conformidades e ações corretivas. As atividades de seguimento das ações corretivas incluem a verificação das ações efetivamente empreendidas e o reportar dos resultados dessa verificação (avaliação da eficácia).

Registos

Base de dados Excel “Registo de Não Conformidades”

FORM-13 – Plano de ação (se aplicável)

FORM-17 – Programa Anual de Auditorias

FORM-18 – Plano de Auditoria

FORM-19 – Lista de Verificação para Auditorias Internas (“Check List”)

FORM-20 – Relatório Final de Auditoria

Registo alterações

EDIÇÃO	ELABORADO POR	APROVADO POR	OBJECTO DA REVISÃO
Nome	Data	Rubrica ()*
1	Fernanda Dourado	Leopoldo Donati	2011-03-30	Versão original.
2	Fernanda Dourado	Leopoldo Donati	2014-11-20	Revisão geral do documento. Referência à versão 2011 da norma ISO 19011.
3	Fernanda Dourado	Leopoldo Donati	2018-05-01	Revisão geral do documento no âmbito do processo de transição para a norma ISO9001:2015.

(*) Apresentada apenas no documento original (suporte papel).

Auditoria de Receção por Amostragem

Autor do artigo Por João Ribeiro
Data do artigo Sábado, 13 Outubro 2012

Objetivos e Âmbito

Este desenvolvimento surge da necessidade de efectuar auditorias no processo de recepção por um processo de amostragem. As auditorias poderão visar o controlo de qualidade alargado, quer relativamente a um conjunto de parâmetros que determinam a qualidade dos produtos, quer para aferir o rigor de alguma informação indicada pelos fornecedores, como é o caso do peso dos produtos que vem indicado nas etiquetas das paletes, das caixas ou mesmo das couvetes.

Para isso foi desenvolvida a possibilidade de serem escolhidos aleatoriamente os documentos de recepção que serão marcados para serem realizadas auditorias, por um processo de amostragem. Evidentemente que também existe a possibilidade de seleccionar manualmente os documentos a serem alvo de auditorias.

Para viabilizar a selecção automática dos elementos da amostra (documentos de recepção) desenvolveu-se classificação de fornecedores, onde estes serão classificados conforme o número de amostragens válidas, tendo influencia directa na escolha aleatória dos elementos da amostra ou seja um fornecedor que tenha mais amostragens inválidas terá uma maior probabilidade de ser escolhido pelo processo aleatório de escolha de documentos para serem auditados.

Além da amostragem aleatória, também foi incorporada a possibilidade de marcar documentos para auditoria manualmente, sendo possível em um dos ecrãs onde são mostradas as entregas da ordem de compra.

Parametrização Amostragem ( ponto de vista do utilizador)

Para possibilitar ter um processo de amostragem conforme as necessidades próprias de cada instalação, armazém ou fornecedor, é necessário que este esteja parametrizado, para que o processo faça realmente aquilo que é desejado.

Aplicação -> Gestão de Stocks -> Parametrização -> Tipos de Amostragem [AL328]

Em primeiro lugar deve ser definido vários tipos de amostragem, a serem feitos no processo de recepção de mercadoria.

Para isto basta seguir o caminho indicado em cima, e o seguinte ecrã de selecção irá aparecer.

Aqui podemos listar todos os tipos de amostragem existentes no sistema através do botão , mas vamos focar a nossa atenção no botão criar , de seguida iremos ver o ecrã de criação de um novo tipo de amostragem.

Poderá então ser criada um novo tipo de amostragem preenchendo os campos que aparecem na imagem acima.

Neste ecrã será definido que campos irão estar disponíveis no ecrã de amostragem a serem preenchidos pelo operador, irá também definir qual o tipo de amostragem a ser feita pelo mesmo e a que classe de amostragem que este tipo pertence.

Valor Previsto → Neste campo existem quatro possibilidades:

Hipótese 10 este valor será sempre solicitado ao operador que se encontra a fazer amostragem.

Hipótese 20 este valor não será solicitado ao operador que se encontra a fazer amostragem.

Hipótese 30 Em caso de artigos de relação variável será o operador que irá introduzir este valor, caso sejam artigos de relação fixa será o sistema a calcular o valor previsto e não o operador.

Hipótese 40 este valor será sempre calculado pelo sistema, e não será pedido ao operador

Classe de Amostragem define o objecto de amostragem como mostra a figura.

Quando tudo estiver preenchido para gravar seleccionar

Agora que foram criados os tipos de amostragem é necessário definir os parâmetros e como esses serão avaliados.

Aplicação -> Gestão de Stocks -> Determinações -> Parâmetros do Tipo de Amostragem [AL327]

Dentro do mesmo esquema de parametrização do WPMS, neste ecrã é determinado os tipos de parâmetros segundo alguns critérios possíveis (Tipo de Amostragem, Instalação, Armazém, Fornecedor, Artigo), basta seleccionar a opção desejada e clicar no botão . Na imagem seguinte encontra-se se já algumas parametrizações feitas.

Aqui mais uma vez para adicionarmos as determinações aos tipos de amostragem criados anteriormente é necessário clicar no botão .

No próximo ecrã define-se os parâmetros das nossas definições, para o tipo de amostragem desejado conforme a determinação escolhido anteriormente.

De seguida uma breve descrição dos campos a preencher.

Tipo de Amostragem → Refere-se aos tipos de amostragem que foram abordados anteriormente neste manual.

Terceiro → Este campo só aparece se escolhermos no ecrã anterior Tipo de Amostragem + Terceiro. Neste caso iremos parametrizar um tipo de amostragem para um fornecedor especifico.

Núm Max Amost erradas → Indica o número máximo de amostragens erradas que são permitidas antes de sofrer a 2ª Conseq Amost.

1ª Conseq Amost → define a consequência menos grave em caso da amostragem estar errada. As consequências permitidas são mostradas na imagem abaixo

2ª Conseq Amost → Define a consequência mais grave em caso do numero de amostragens erradas ser superior ao numero definido anteriormente no campo Núm Max Amost erradas.

Lim Rep Amostragem → Indica o numero máximo de amostragens deste tipo a realizar num processo de recepção. (Mais abaixo será explicado melhor, com um exemplo prático, o que este campo representa)

Pontuação Tipo de Amostragem → Pontuação dada a este tipo de amostragem. Este campo deverá ser directamente proporcional a importância da amostragem.

Núm Rep Amostragem → Numero de amostragens consecutivas a fazer deste tipo.

Valor previsto → Valor previsto para o objecto da amostragem, ou seja, se por exemplo, o objectivo é que as caixas tenham todas a mesma temperatura, preenchemos aqui o valor previsto com a temperatura ideal da caixa sendo esta sempre fixa para todas as caixas. Este campo pode ser visível ou não para o operador. Por outro lado se for para medir por exemplo pesos, e estes não tenham um valor fixo, existe a possibilidade de que este seja calculado pelo sistema ou que seja introduzido pelo operador, segundo a opção escolhida nas hipóteses de tipo de amostragem, como explicado anteriormente.

Val máx válido → Valor máximo que o objecto alvo de amostragem pode ter em percentagem. Ou seja, se tiver uma caixa onde o peso previsto é de 10 kg e se for parametrizado neste campo o valor “50”, no máximo a caixa pode ter 15 kg para a amostragem ser considerada correcta.

Val mín perm → Valor mínimo que o objecto alvo de amostragem pode ter em percentagem.

UMA2 → Este campo serve para definir qual é a unidade de medida da amostra. Este campo só é tido em conta, caso anteriormente tenhamos definido a visualização do campo Valor previsto, como não sendo calculada. Neste caso a unidade de medida que se terá em conta será a segunda unidade de medida do processo de recepção.

Tanto o Val máx válido e o Val mín perm só serão tidos em conta, quando no tipo de amostragem estiver definido, que o campo amostragem superada, não é visível ao operador.

Para que melhor fique esclarecido a diferença entre Lim Rep Amostragem e Núm Rep Amostragem.

Imaginando que o objectivo é executar uma amostragem de um certo tipo 2 vezes no processo de recepção, e são recebidos 50 contentores, e nessas 2 vezes é necessário verificar 5 caixas.

Então os valores a colocar seriam no Núm Rep Amostragem o 5, pois queremos que em cada contentor onde for feita amostragem o operador faça 5 vezes seguidas. No valor do Lim Rep Amostragem teríamos que colocar 10, pois queremos que ele no máximo faça dez amostragens em blocos de 5 amostragens consecutivas.

Mas como num processo de amostragem é possível simultaneamente fazer várias medições diferentes ou utilizar diferentes tipos de amostragem, é necessário definir qual é o próximo tipo de amostragem.

Aplicação -> Gestão de Stocks -> Determinações -> Próximo Tipo de Amostragem [AL152]

Como é visível na figura anterior, o tipo de amostragem pode ser determinado por diferentes parâmetros. Após escolher a opção desejada, e depois de clicar em “criar” o próximo ecrã irá aparecer.

É neste ecrã que poderá definir qual será o tipo de amostragem que se segue, sem necessidade do operador sair do ecrã onde se encontra.

Para além das parametrizações feitas em cima, falta definir como o sistema vai identificar qual será o tipo de amostragem que irá realizar para uma determinada classe de amostragem.

Aplicação -> Gestão de Stocks -> Determinações -> Determinação da Amostragem [AL326]

Depois de escolher a opção desejada o seguinte ecrã irá aparecer.

Para criar uma determinação de amostragem basta clicar no botão criar

Após preenchimento dos campos apresentados na imagem anterior e clicar em guardar terá a determinação criada. O campo Frequência de amostragem vai indicar o número de vezes que os documentos de compra de um determinado fornecedor vai multiplicado para que na geração automática de documentos de amostragem sejam maior probabilidade deste ser escolhido para a amostra. Este campos deve ser usado para o caso dos fornecedores que têm uma menor frequência de entrega semanal, de modo a manter uma probabilidade idêntica dos seus documentos serem selecionados para a auditoria.

Vejamos um exemplo:

Considerem um cenário onde temo o fornecedor A que entrega todos os dias e outro fornecedor B, que só entrega uma vez por semana. Sem a utilização deste campo, as probabilidades de um documento de compra do fornecedor A ser seleccionado para a amostra, pela geração automática de amostragens, é muito superior à de um documento de compra do fornecedor B, visto que o fornecedor A tem 5 vezes (vamos considerar que apenas de recebe 5 dias por semana) mais documentos do que o fornecedor B.

Para equilibrar as probabilidades de selecção de documentos de compra para os dois fornecedores o campo “Frequência de amostragem” deverá ser preenchido com 5 para o fornecedor B 1 para o fornecedor A. Poderão ser usados outros valores, mas o importante é que a frequência de amostragem do B seja superior à do A, para compensar a diferença entre a frequencia de entrega entre os dois fornecedores.

Para finalizar as parametrizações do processo de amostragem, falta falar da classificação a ser dada aos Fornecedores.

Será a partir dessa mesma classificação que será mais ou menos provável que um fornecedor seja mais ou menos escolhido para realizar amostragem.

Para que isso aconteça teremos que ir ao ecrã:

Aplicação -> Gestão de Stocks -> Parametrização -> Parâmetros Para a Classificação de Fornecedores [AL330]

A parametrização só pode ser feita por estabelecimento. Para listar a vamos clicar no botão . Neste caso já foram criadas algumas regras para a classificação do fornecedor, para melhor compreensão de como funciona esta funcionalidade.

Para perceber como funcionam os parâmetros que determinam a classificação de fornecedores vamos acompanhar um exemplo.

Tomemos um caso onde é feita uma auditoria a um documento de compra do fornecedor da qual resulta 100% de resultados positivos. De acordo com a definição feita na sequencia 40 da imagem anterior (valor de correcção -10), na próxima vez que for gerada uma amostragem, será 10 vezes menos provável que um documento de compra desse fornecedor seja seleccionado para a amostra.

Outra definição possível será definir um valor de correcção de “0” (como na sequencia 20 da imagem),indicando que se numa auditoria, 50% dos elementos estão correctos, o fornecedor manterá a mesma probabilidade de ver os seus documentos de compra serem seleccionados para a amostra de documentos a serem auditados.

Por fim podemos ter uma agravamento da probabilidades dos documentos de compra de um fornecedor serem auditados, se (como na sequencia 50 da imagem) fizermos uma definição para o valor de correcção de 5 para um valor de 10% de elementos correctos nas auditorias feitas. Nesta situação um documento de compra deste fornecedor terá 5 vezes mais probabilidade de vir a ser seleccionado para a amostra, através do processo de geração automática de amostras.

Para criar estas regras é necessário clicar no botão e o ecrã seguinte irá aparecer.

O campo Sequência será exclusivamente utilizado para inserir para o mesmo armazém diferentes parametrizações.

Por fim, para ser possível utilizar a amostragem por Rádio Frequência é indispensável ter que parametrizar a acção a usar, na transacção AL118, no tipo de unidade de trabalho de Recepção, no ecrã onde são parametrizadas as acções, devemos colocar a acção que vemos na figura em baixo, no tipo de acção Recepção : Amostragem.

Criar Documentos de Amostragem (ponto de vista do utilizador)

Existem duas formas para criar documentos de amostragem. Uma será pela via da amostragem automática, que escolhe elementos para a amostra entre um conjunto de documentos de compra, e obedecendo a certas regras. A segunda será por via manual, em que se pode marcar um documento compra para ser alvo de auditoria durante o processo de recepção.

Criação Automática de Documentos de Amostragem (ponto de vista do utilizador)

Aplicação -> Gestão de Stocks -> Aprovisionamento -> Gerar Amostragem [AL332]

No ecrã deverá colocar, a data em que quer fazer as amostragens. O programa só irá escolher documentos em que a data prevista de chegada seja igual à data que foi colocada, ou em caso de não preenchimento do campo será considerada a data actual.

Deve também indicar o número máximo de amostragens a ser feito nesse dia, em caso de não se encontrar preenchido, será considerado que o número máximo de amostragens, será igual ao numero total de de documentos existentes para o dia em causa.

Depois de preenchidos os campos deverá clicar em .

De modo a automatizar este processo pode ainda criar um agendamento para esta acção.

Os parâmetros a enviar no agendamento são QTTR para a quantidade de amostragens e PDOD para a data no formato YYYYMMDD, embora não seja necessário saber os parâmetros para criar um agendamento.

Criação Manual de Documentos de Amostragem (ponto de vista do utilizador)

Para conseguir marcar um documento de recepção para amostragem, deverá abrir um dos ecrãs onde é possível listar documentos de recepção (AL001, AL026, AL127), deverá abrir a lista de entregas planeadas para o documento pretendido, estas deverão estar no estado Válido, Rec.Parcial, ou então se já tem reserva esta ainda não pode ter a recepção administrativa finalizada.

Para marcar o documento de recepção para amostragem deverá clicar no seguinte botão . O sistema irá automaticamente acrescentar uma coluna chamada amostragem que indicará se o documento tem amostragem ou não.

Para anular a marcação dos documentos de recepção para amostragem basta clicar no seguinte botão . E a coluna amostragem irá aparecer do seguinte modo.

Realizar Amostragem (ponto de vista do utilizador)

Existem dois sítios no sistema onde se podem fazer amostragens, na recepção via PC e ainda na recepção em rádio frequência. Embora sejam duas maneiras distintas de fazer recepção o ecrã para as amostragens é idêntico.

Por esta razão iremos explicar somente o que fazer na recepção PC.

Neste caso foi parametrizado, aquando a criação do tipo de amostragem “20” que todos os campos iriam estar visíveis para o utilizador. Neste caso o utilizador deverá colocar o valor previsto para a amostragem, o valor que realmente tem o objecto da amostragem, poderá também colocar uma nota em género de comentário, e por fim deverá indicar se a amostragem é válida ou não. Depois deverá seleccionar o botão .

Se a amostragem não for válida irá aparecer uma mensagem a transmitir ao operador o que terá que fazer, segundo as consequências que foram parametrizadas para este tipo de amostragem.

No caso de rádio frequência, todo o processo é idêntico com a excepção que o operador deve clicar no botão confirmar.

Visualizar Resultados da Amostragem (ponto de vista do utilizador)

Após serem realizadas todas as amostragens programadas, tem a possibilidade de visualizar os resultados das mesmas.

Aplicação -> Gestão de Stocks -> Aprovisionamento -> Documentos de Amostragem [AL334]

Neste ecrã de selecção podemos listar os documentos de amostragem, no caso apresentado em cima iremos ver todos os documentos Anulados.

Na lista podemos observar os documentos que foram ou ainda vão ser alvos de amostragem, temos a data prevista para a amostragem assim como a data em que efectivamente a amostragem foi realizada. Além de visualizar a pontuação da amostragem que aparecerá em percentagem, podemos também observar o estado da amostragem.

Para ver os detalhes do documento de amostragem é necessário seleccionar um documento e então escolher a opção detalhes .

Neste ecrã é possível visualizar os tipos de amostragens feitos assim como os valores que eram previstos, para além das diferenças entre eles, esta diferença é apresentada numericamente assim como em percentagem. Existe também uma coluna que indica se o tipo de amostragem foi considerado válido.

Para imprimir o relatório de amostragem, tanto neste ecrã como no anterior basta clicar no botão Imprimir .

Aplicação -> Gestão de Stocks -> Aprovisionamento -> Classificação dos Fornecedores nas Amostragens [AL331]

Ao aparecer o ecrã em cima podemos seleccionar um fornecedor específico ou escolher um armazém e observar todos os fornecedores do mesmo, podemos ainda seleccionar um fornecedor para um determinado armazém.

Neste ecrã iremos ver a lista de fornecedores por estabelecimento, e as suas pontuações em percentagem.

Existem mais dois campos que servem essencialmente para determinar as probabilidades de um documento do fornecedor, seja marcado para amostragem pela amostragem automática.

O campo correctivo será incrementado ou diminuído conforme as definições que foram feitas anteriormente no ecrã Parâmetros Para a Classificação de Fornecedores [AL330], este valor nunca poderá ser menor que um.

No caso do campo Correctivo Forçado seja preenchido, o sistema terá esse campo em conta por para gerar automaticamente as amostragens.