Retorno de Entregas a Clientes
Objetivos e Âmbito
O objectivo deste processo é dar entrada em stock da mercadoria que, depois de ter sido preparada e expedida para um cliente, não foi entregue ao cliente pelo facto da empresa de transportes não ter conseguido entrar em contacto com o mesmo, sendo necessário agendar uma nova tentativa de entrega.
No cenário acima descrito o que se pretende é voltar a dar entrada da mercadoria executada em armazém, fazer aumentar o stock do armazém de novo mas sem alterar fisicamente a mercadoria executada para que não seja necessário desfazer as paletes executadas, arrumar e voltar a executar.
Para dar cobertura a este requisito o WPMS fará uso do conceito de Cross Docking, onde as paletes que os transportes entregam ao armazém por não terem consigo contactar o cliente são de novo recebidas mas como se fosse mercadoria já executada entregue por um fornecedor para ser tratada num fluxo de Cross-Dockin já executado. Esta recepção é feita apenas com a leitura das etiquetas de expedição colocadas em cada palete expedida anteriormente.
Posteriormente as paletes será armazenadas onde o armazém melhor entender até que se contacte de novo o cliente e se agende uma nova entrega.
Quando a nova entrega for marcada o armazém deverá processar o novo pedido de entrega e accionar a execução automática da mercadoria, de modo a que seja apensa necessário voltar a ler as etiquetas de expedição para garantir que todas as paletes que devem ir para o cliente são recolhidas da área de armazenamento para o cais.
Por fim é feita uma nova carga e expedição.
Este manual pressupõe o conhecimento prévio do processo de recepção e de expedição de mercadoria e como tal não apresenta a execução desses processos de forma detalhada, concentrando-se nos elementos que são específicos deste processo de tratamento dos retornos.
Fluxo de Documentos
Para que o processo funcione, após a expedição de um pedido de cliente, se os transportes não conseguirem fazer a entrega, por ter falhado o contacto com o mesmo será necessário que em SAP seja feito um documento que produza uma remessa do tipo ZK25, que no WPMS será reconhecida como um K5, ou seja um documento de compra que será tratado como uma ordem de compra no AL028, para que se possa dar entrada das paletes expedidas.
Quando em SAP for criado o ZK25, também terá que ser criado um outro documento de venda que produza uma remessa do tipo ZK22, que no WPMS será reconhecida como um pedido de cliente do tipo 22. Será este documento que permitirá fazer o reenvio das paletes já executadas para o cliente.
Os documentos ZK25 e ZK22 ou em terminologia WPMS o K5 e o 22 têm que ter rigorosamente as mesmas linhas, os mesmos artigos e as mesmas quantidades e chegarem ao WPMS ao mesmo tempo. Em termos de quantidades este dois documentos têm que ter as mesmas quantidades do que o que foi expedido para o cliente no pedido original.
Neste processo não está prevista a alteração de quantidades entre os documentos K5 e 22 nem entre estes e o que foi expedido inicialmente para o cliente. Trata-se puramente de uma segunda tentativa de entrega ao cliente, sem qualquer alteração às quantidades executadas e expedidas na primeira vez.
O stock que dá entrada entra para o tipo de stock de Devoluções e o reenvio de mercadoria para o cliente também é feito a partir do stock de devoluções para se ter a garantia que os pedidos normais não vão consumir este stock que está reservado para o reenvio.
Sequência de Operações no WPMS
Recepção da Mercadoria Não Entregue ao Cliente
Quando os documentos ZK25 (K5 no WPMS) e ZK22 (22 no WPMS) chegam ao WPMS por interface, é criada automaticamente a respectiva reserva de recepção no AL028 e a mensagem ASN (Advanced Shipping Notice) que vai recolher toda a informação dos contentores expedidos e prepara todos os dados no WPMS para que na entrada de mercadoria seja apenas necessário fazer a leitura das etiquetas de expedição das palete expedidas.
No print de cerã acima apresentado é mostrada a reserva de recepção 10300000595 para o documento K5 – 3053000012, que é o documento que irá permitir dar entrada do stock que foi expedido anteriormente para um determinado pedido de cliente. Na linha referente à reserva indicada, existe um novo indicador (evidenciado a amarelo) que representa a situação onde o ASN foi integrado com sucesso e portanto a recepção da mercadoria pode ser feita. Se este indicador não tiver o “certo” significa que algum erro ocorreu com a integração do ASN e como tal a recepção não pode ser feita porque o WPMS não conseguiu identificar as paletes anteriormente expedidas.
A partir deste ecrã devem proceder de forma normal, como se de outra entrada de mercadoria se tratasse ou seja fazer o registo de entrada do transportador, aceitar o transportador e dar indicação que o transportador entrou. Depois destes passos é criada uma unidade de trabalho de Recepção Estorno. Actualmente o sistema está configurado para que esta unidade de trabalho seja atribuída manualmente a um operador no AL057, uma vez que se trata de uma operação com algum caracter de excepção mas poderemos alterar para que a atribuição seja automática como as restantes recepções.
Ao aceitar trabalho o operador de PDT recebe o seguinte ecrã inicial com a identificação da reserva que está a receber e depois de confirmar o primeiro ecrã, inicia a operação de declaração de contentores com o seguinte ecrã:
Neste ecrã deverá iniciar a leitura das etiquetas de expedição que deverão estar coladas nas paletes que tinham sido anteriormente expedidas para o cliente:
Após a declaração da primeira etiqueta o sistema apresenta o seguinte ecrã:
Neste ecrã o sistema informa quantas paletes foram expedidas inicialmente para o cliente (neste exemplo foram 3) e quantas já foram identificadas pelo operador (neste caso esta é a primeira palete identificada). Também é apresentada a quantidade total de unidades que a palete deve ter, neste caso 2 UN.
O identificador Anular se for activado anula a palete não sendo possível recuperar a palete anulada. Assim este identificador só deve ser usado no caso extremo de uma das paletes expedidas não for encontrada fisicamente.
Após a leitura da ultima etiqueta o sistema apresenta automaticamente o ecrã do resumo da recepção:
A partir deste ponto é como se de uma recepção normal se tratasse.
Isto significa que após declarar o fim da recepção, o sistema criará um ou vários documentos de arrumação, que no AL040 poderão ser utilizados para alterar a localização onde a mercadoria será temporariamente arrumada.
Com a confirmação do documento de arrumação serão criadas unidades de trabalho de arrumação para que as paletes sejam movimentadas da área onde se encontram até às localizações de arrumação.
Este stock ficará visível no stock de devoluções.
IMPORTANTE!!!!!
Só após a arrumação das paletes recebidas é que o armazém deverá proceder ao processamento do respectivo pedido de cliente para fazer o reenvio da mercadoria para o cliente, ou seja o tipo de documento 22.
Após a arrumação dos contentores poderá ser consultado o AL211 onde apresentados os documentos do tipo 22 para os quais já houve entrada de mercadoria e que aguardam o segundo envio para o cliente.
Reenvio das Paletes Executadas para o Cliente.
O processo inicia-se com o processamento do pedido do tipo 22 correspondente às paletes que já foram recebidas e arrumadas pelo documento do tipo K5.
Na consulta AL128 existe a ligação entre o pedido inicial do cliente e o segundo pedido usado para fazer o reenvio da mercadoria para o cliente.
O primeiro passo será fazer o processamento:
Após o processamento será necessário criar as reservas de expedição a partir do AL062.
As reservas de expedição resultantes são facilmente identificáveis porque os contentores de expedição ficam no estado Autor., para evitar que alguém procure executar esta mercadoria pela via digamos normal.
Com a criação da reserva de expedição são também criadas as unidades de trabalho de Execução Retornos, que são idênticas ás unidades de trabalhos dos contentores completos uma vez que servem para movimentar as paletes já executadas do local onde estão armazenadas para a zona de cais.
Ao aceitar trabalha sequência de ecrãs que será apresentada aos operadores de rádio frequencia será a seguinte:
O operador recebe a indicação para à localização onde se encontra a palete executada e identificar a etiqueta de expedição original, colocada durante a execução.
O ecrã de confirmação será idêntico ao anterior onde o operador apenas confirma que identificou a palete correcta.
Após ter identificado todas as paletes a mercadoria fica executada e pronta a ser carregada no carro pretendido.
Caso pretendam colocar este reenvio juntamente com a mercadoria que foi executada pela primeira para outros clientes, que estejam em outra reserva de expedição deverão primeiro transferir os contentores da reserva original para a reserva destino e posteriormente atribuir a matricula à reserva para que a mercadoria seja carregada.
A partir deste momento o processo é idêntico a uma expedição normal.