Consultoria

Objectivo

Estabelecer a metodologia e respetivos procedimentos para a prestação de serviços de consultoria em cadeia de abastecimento de forma a assegurar o cumprimento dos requisitos do Cliente/Serviço. A execução do serviço toma igualmente em consideração os requisitos legais aplicáveis e os requisitos internos da IS.RETAIL nomeadamente no que respeita à racionalização dos meios humanos e técnicos e à logística a assegurar.

Campo de aplicação

O presente documento aplica-se à execução dos serviços de consultoria em cadeia de abastecimento, desde a adjudicação da proposta até ao fecho do respetivo processo técnico-comercial.

De entre o âmbito da consultoria em cadeia de abastecimento, destacam-se as seguintes vertentes de intervenção:

• Consultoria integrada num projeto de implementação do software WPMS;
• Consultoria específica para estudo de determinada situação e apresentação de soluções de melhorias e alterações dos processos do Cliente.

Documentos associados

PO-01 – Gestão comercial

Definições e abreviaturas

DGC Direção de Gestão de Clientes

WPMS Warehouse Physical Management System

SG Sistema de Gestão

Revisão – Atividade realizada para determinar a pertinência, adequabilidade e eficácia do que estiver em causa para atingir os objetivos estabelecidos.

Responsabilidades

Procedimento

Adjudicação do serviço de consultoria

Quando os serviços de consultoria se encontram integrados num projeto de implementação de WPMS, não existe uma contratação específica, uma vez que as propostas do projeto de implementação já referem uma rubrica prevista para este tipo de atividade.

Neste caso, o planeamento do serviço de consultoria em cadeia de abastecimento é desencadeado após receção da adjudicação do projeto de implementação por parte do Cliente. A adjudicação do serviço segue os procedimentos estabelecidos no documento PO-01 Gestão comercial.

No caso da consultoria específica para estudo de solução implicar uma faturação igual ou inferior a 1 dia de trabalho-Consultor ou não tenha havido apresentação de orçamento, não é necessário a definição de plano de ação e a nomeação de Equipa de Projeto (Técnicos e/ou Consultores).

Identificação dos requisitos do Cliente/Serviço

Nesta fase são identificados os requisitos especificados pelo Cliente relativamente ao tipo de serviço a prestar. Pretendemos garantir que as necessidades e expectativas do Cliente são claramente entendidas e traduzidas em requisitos que permitam à IS.RETAIL desenvolver as suas atividades de consultoria em cadeia de abastecimento de forma adequada.

Eventuais requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis são igualmente objeto de identificação e cumprimento por parte da IS.RETAIL.

Requisitos adicionais determinados por necessidades de gestão da IS.RETAIL são igualmente considerados.

Os requisitos do Cliente/Serviço são normalmente baseados nos seguintes documentos (inputs):

• Documentos disponibilizados pelo Cliente;
• Informação fornecida pelo Cliente em sede de briefing;
• Planeamento dos trabalhos;
• Requisitos legais e regulamentares eventualmente aplicáveis;
• Requisitos adicionais estabelecidos pela IS.RETAIL.

Após o estudo aprofundado da informação disponibilizada pelo Cliente procede-se à nomeação de uma Equipa que prepara o plano de ação respetivo. O plano integra normalmente uma primeira fase exploratória de recolha e tratamento de informação, seguindo-se depois uma fase de estudo e desenvolvimento de soluções alternativas a propor ao Cliente.

Os requisitos do Cliente são sempre revistos (revisão) de forma a assegurar a exequibilidade técnica e comercial do serviço de consultoria a prestar.

Antes de assumir o compromisso de fornecer o serviço solicitado, a IS.RETAIL assegura sempre a definição clara dos requisitos do Cliente e a sua aptidão para os cumprir. São mantidos registos de eventuais alterações e ações resultantes dessa análise de exequibilidade.

O estabelecimento de requisitos, por parte do Cliente, de forma não documentada, implica a sua confirmação formal pela IS.RETAIL, com vista a garantir um claro entendimento da necessidade expressa e a sua posterior tradução para o seio da Organização.

Eventuais alterações a requisitos iniciais do Cliente são normalmente traduzidas em novas versões/atualizações dos documentos que estabeleciam inicialmente esses requisitos (ex: alteração ao contrato, ao projeto de implementação WPMS, etc.).

Nomeação da Equipa

Nesta fase devem ser alocados os recursos humanos necessários à prestação do serviço, nomeadamente o(s) Consultor(es) nomeado(s).

Os Consultores (Técnicos Programadores e/ou Analistas Funcionais) são selecionados consoante o tipo de trabalho a efetuar e os meios e recursos materiais disponíveis.

A Equipa nomeada deverá garantir e supervisionar o total cumprimento dos requisitos estabelecidos pelo Cliente, nomeadamente o planeamento dos trabalhos e a sua execução atempada.

De uma forma geral as principais responsabilidades e obrigações da Equipa de consultoria em cadeia de abastecimento são as seguintes:

1. Assegurar as deslocações aos locais necessários para a realização dos trabalhos (quando aplicável);
2. Realizar os trabalhos de acordo com o estabelecido contratualmente;
3. Garantir a realização das reuniões de seguimento nos locais previstos para a realização das mesmas (ex: no Cliente ou na IS.RETAIL).

Execução do serviço – Consultoria em cadeia de abastecimento

Quando o serviço de consultoria é contratado para o estudo específico de determinado processo ou grupo de processos, o Cliente elabora um briefing onde apresenta a situação que pretende ver estudada, indicando os principais objetivos e/ou motivos de preocupação.

Estas soluções poderão conduzir a reengenharia de processos, alterações de layout de armazém e/ou reconfiguração do sistema de gestão de armazém em vigor.

O serviço de consultoria poderá contemplar a fase de implementação das alterações/soluções propostas, caso o Cliente não disponha de recursos internos para o fazer. Nesta situação, a IS.RETAIL assegura a formação específica necessária e o acompanhamento (revisão) do respetivo projeto de implementação.

Nesta fase é efetuado um levantamento dos processos de gestão de armazém que efetivamente estão em vigor na organização do Cliente, procurando-se identificar eventuais constrangimentos e oportunidades de melhoria e ganhos de eficiência, potenciados pela implementação do novo sistema de gestão de armazém a propor.

O estudo deverá igualmente identificar quais as alterações consideradas como recomendáveis, de acordo com as boas práticas correntes, de modo a facilitar a adequação da organização à introdução de uma nova componente tecnológica.

Assegurarmos uma boa adequação do grau de incorporação da nova tecnologia nos processos do Cliente, permite evitar despesas excessivas ou desnecessárias na componente tecnológica, sem quaisquer possibilidades de retorno financeiro.

A atividade de consultoria em cadeia de abastecimento baseia-se num sistema de informação que visa assegurar um apoio ao Cliente nas diferentes etapas de execução.

A execução do serviço e a metodologia utilizada devem cumprir os requisitos do Cliente, nomeadamente os que são estabelecidos na proposta (IS.RETAIL), encomenda (Cliente), contrato ou projeto de implementação de WPMS.

O desenvolvimento do serviço deve tomar em consideração toda a informação definida nos diferentes elementos de apoio ao projeto de consultoria, em especial: cronograma de trabalho, responsabilidades, planos de trabalho, planos de ação, requisitos de reporting (ex: relatórios de acompanhamento, atas de reunião, etc.).

Em resultado do trabalho de consultoria e em qualquer das vertentes, poderão ser detetadas oportunidades de melhoria do software WPMS ou mesmo necessidades de novos desenvolvimentos, que deverão ser canalizados para o Departamento Técnico.

Registos

Registos no sistema de “tickets”

FORM-10 – Ata de reunião

Relatórios de acompanhamento (se aplicável)

Registo de alterações

(*) Apresentada apenas no documento original (suporte papel).