Este é o Momento para Investir num Novo Sistema de Gestão de Armazém

Efectivamente existe um conjunto de boas razões para que as empresas apostem na introdução de melhorias tecnológicas e na melhoria do seu sistema de gestão de armazém, em momentos de desaceleração económica. Claro que é um investimento que não ajudará particularmente o seu negócio a curto e médio prazo, pois não contribui certamente para o aumento das vendas, mas faz com que a sua empresa fique melhor organizada e com maior nível de eficiência, de forma a tirar o máximo partido do período de recuperação económica.

É consensual a ideia que de que uma implementação de um sistema de gestão de armazém (SGA) bem sucedida produz melhorias no nível de erros, na produtividade e na eficiência global, com claros benefícios para a componente operacional e com um efeito bastante significativo na redução de custos. Níveis de erro muito elevados podem representar custos muito elevados. Isoladamente este contributo é significativo para a recuperação do investimento num SGA.
O custo com o trabalho é outro elemento importante. Independentemente das empresas poderem ou quererem recorrer ao outsourcing de recursos humanos, um SGA irá certamente promover a eficiência dos processos e melhorar a produtividade directa, com claros efeitos positivos na redução de custos e na melhoria da produtividade global.

É evidente que nem todos estes benefícios e poupanças surgem de um dia para o outro e a lógica da implementação de um sistema de gestão de armazém é a redução de custos e o aumento da eficiência num futuro mais ou menos próximo. No entanto, é possível concentrar o fócus do projecto em áreas onde se conseguem obter resultados mais rapidamente. Na implementação de novas tecnologias e sistemas de informação é habitual aplicar-se metodologia da realização de trabalhos por fases e uma boa empresa de sistemas de armazém será capaz de identificar e ajuda-lo a decidir quais os benefícios chave que são mais rápidos de concretizar, tendo em conta as características específicas da sua operação. Estes benefícios podem ser encontrados em áreas mais óbvias, como a performance da equipa de execução, ou em elementos mais marginais à operação, como a introdução de EDI com os seus clientes ou fornecedores, de modo a reduzir drasticamente a introdução manual de dados e a circulação de informação em papel.

Outra boa razão para considerar a implementação de um novo sistema em momento de menor actividade, é o facto de ser mais fácil lidar com os efeitos negativos que acabam por existir no curo prazo, como resultado de uma mudança. Inevitavelmente acaba por haver alguma perturbação e uma curva de aprendizagem nos projectos de implementação de novas soluções deste tipo. Avançar para um projecto em períodos onde o volume movimentado é baixo relativamente à média, facilita a transição pelo período de aprendizagem, uma vez que existe uma maior margem de manobra para gerir a menor agilidade da equipa com o novo sistema. Isto não significa que as empresas possam baixar o nível de serviço durante a fase de implementação. O nível de stress introduzido na operação em mudança em momentos de menor actividade é que é menor, sendo a adaptação feita com menores “dores de parto”.

A duração do projecto de implementação também é um elemento importante. No caso de se pretender que uma implementação produza resultados tangíveis ainda no período de recessão, então é necessário apostar em tempos de implementação reduzidos. Tipicamente um projecto tem uma duração de 3 a 6 meses, dependendo do grau de complexidade da operação em causa. Para obter tempos mais curtos só através de abordagens do tipo ASP/SaaS (Application Service Provider/Software as a Service), onde algumas etapas do projecto não são necessárias. Para minimizar os tempos de implementação é importante seleccionar o fornecedor de software certo e ter pleno conhecimento dos detalhes da sua operação, assim como ter plena consciência do esforço interno que será necessário mobilizar para atingir tempos “record”, com segurança e qualidade.

Mesmo sem evocar teorias económicas mais ou menos complexas, é razoavelmente intuitivo que existe uma sucessão de períodos expansionistas intercalados com períodos de contracção económica mais ou menos marcante. Quem já tenha alguns anos de experiência profissional conviveu certamente com períodos de grande crescimento seguidos de períodos de diminuição da procura. Não é assim estranho que muitos analistas defendam que os períodos de desaceleração económica podem ser aproveitados de um modo positivo pelas empresas para procederem a consolidações e à introdução de melhorias nos processos de modo a reforçarem a sua força competitiva. As empresas que conseguem seguir este caminho acabam por ultrapassarem melhor o período de recessão e acabam por emergir mais fortes do que os seus concorrentes no período de recuperação económica.

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