ASP: Uma Solução a Considerar

Outsourcing é um termo que já faz parte do nosso vocabulário. A possibilidade de externalisar actividades que tradicionalmente fariam parte integrante das organizações é do conhecimento geral, apesar da sua aplicação ainda ser relativamente restrita.

Os benefícios da externalização resultam da combinação de 3 factores:

a) se uma empresa concentrar os seus esforços no que é crítico para o seu sucesso e entregar as “tarefas acessórias” a empresas especializadas na sua execução, obterá ganhos por uma maior concentração de energia no que é fundamental e por uma melhoria nos serviços prestados por entidades externas.
b) transformação de custos fixos em custos variáveis, passando para uma lógica de pagamento proporcional à utilização. Para além da maior flexibilização nas quantidades utilizadas, evita-se empate de capital para suportar aumentos da capacidade.
c) ganhos resultantes da diferente contabilização entre a despesa com recursos próprios e a contratação de serviços externos.

Um dos primeiros serviços a passar para entidades externas foram os transportes, depois seguiu-se o armazenamento de stocks, recursos humanos (em alguns sectores de actividade), call centers e agora mais recentemente a acomodação de hardware e a administração de sistemas.

Ainda dentro das tecnologias de informação começa a tomar forma mais uma possibilidade de externalização: a utilização de software.
Surgiram três conceitos que, apesar de apresentarem diferenças de detalhe, são vulgarmente usadas como sinónimos. São o SaaS (software as a service), o On-demand software e o ASP (application service provider). O SaaS caracteriza-se pelo facto de se tratar de apenas uma instancia central à qual vários clientes acedem, pagando para tal um “fee” mensal, que pode ser composto apenas por uma componente fixa ou depender do número de utilizadores no sistema e/ou de uma estimativa de transações. O On-demand destingue-se do SaaS pelo facto do pagamento ser feito em função da quantidade de tempo que a aplicação é usada. No ASP uma instancia do software destina-se apenas a um cliente, podendo a sua localização ser tanto nas instalações do cliente como do prestador do serviço, sendo este último sempre o responsável pela gestão da aplicação.

Em termos genéricos apresentam 4 características fundamentais:
– o fornecedor do serviço detém a propriedade integral da aplicação (software) e é ele o responsável pelo seu bom funcionamento,
– o fornecedor do serviço é o proprietário dos servidores onde corre a aplicação, sendo também responsável pelo seu bom funcionamento e manutenção,
– o fornecedor do serviço disponibiliza o acesso dos seus clientes remotamente à aplicação, recorrendo à Internet ou ao VPN (virtual private network),
– o pagamento do serviço é feito com base na utilização (no caso da logística nas quantidades movimentadas) ou com num “fee” mensal ou através de um sistema misto, como é habitual em qualquer tipo de outsourcing.

Este novo tipo de relacionamento entre os fornecedores de software e os seus clientes é efectivamente uma nova oportunidade para que as empresas portuguesas possam introduzir modernidade e novas tecnologias nas suas organizações, sem necessidade de recorrer a pesados investimentos iniciais.

Segundo um estudo levado a cabo pelo Aberdeen Group, as razões pelas quais um número cada vez maior de empresas estão a aderir ao ASP, podem-se hierarquizar de acordo com a seguinte lista, começando com a motivação mais frequente: redução dos custos totais, redução dos tempos de implementação, redução dos custos iniciais, possibilidade de integrar uma comunidade de parceiros de negócio, retorno do investimento mais rápido, adopção de processos de negócio compatíveis com vários ERPs ou sistemas de planeamento.

Para uma considerável faixa de PMEs, em grande fase de expansão e/ou presentes em sectores onde a concorrência apresenta elevado dinamismo, é fundamental que as empresas invistam em ferramentas que lhes permitam reduzir os custos, aumentar a produtividade e melhorar o nível de serviço aos clientes. Nesse cenário o regime de ASP surge como uma séria oportunidade de terem acesso a software especializado e às novas tecnologia, com um nível de investimento perfeitamente viável.

No ramo da Logística, a Isretail é uma das primeiras empresas a disponibilizar em Portugal o seu software de gestão de armazéns (o WPMS) em regime de ASP.
Sendo a Logística um sector particularmente focalizado nos custos, a possibilidade de distribuir ao longo do tempo o investimento num novo sistema de gestão de armazém apresenta-se no mínimo como uma hipótese a considerar.

Evidentemente que o ASP não se aplica a todas as situações, mas existem situações onde o ASP poderá ser uma alternativa vantajosa relativamente à implementação tradicional de sistemas de gestão de armazém:

– o seu sistema de gestão de armazéns atingiu ou encontra-se próximo do fim do ciclo de vida do produto, sendo necessário planear a sua substituição;
– a sua empresa é de pequena a média dimensão mas tem como clientes empresas com uma complexa estrutura de cadeia de abastecimento que lhe apresentam grandes exigências a nível de sistemas de informação, nomeadamente a nível de troca de informação entre os diversos sistemas;
– a sua empresa necessita de integrar nos seus processos novas tecnologias como a comunicação via terminais móveis de RF com leitura de códigos de barras, RFID ou outro tipo de tecnologia de apoio para garantir rastriabilidade.

No caso de se encontrar numa destas situações deverá incluir nos seus estudos comparativos propostas de ASP. Noutras situações também poderá encontrar nas propostas de ASP um equilibro muito interessante entre custos e benefícios esperados, especialmente se o capital disponível para investimentos é um bem escasso que tem que ser partilhado por várias frentes, tendo como objectivo final aumentar o valor da oferta que é feita aos clientes.

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