Os 8 Mitos em Torno da Utilização de Sistemas de Gestão de Armazém pelas PMEs

Existe ainda alguns preconceitos, ideias equivocas que impedem as pequenas e médias empresas de obter os benefícios da implementação de sistemas de armazém (SGA) especializados.

Actualmente as empresas, independentemente da sua dimensão, necessitam de aumentar o seu grau de sofisticação para se manterem no mercado. Neste sentido, a adopção de bons sistemas de gestão de armazém é um passo fundamental para reduzir os custos e aumentar a produtividade, de modo a fazerem frente à crescente globalização, regulamentação e competição dos mercados.

Uma boa fatia do mundo empresarial ainda acredita que os sistemas de gestão de armazém são demasiado caros para o seu orçamento ou que não lhes entrega os benefícios de que tanto necessitam. Actualmente já existem no mercado SGA que não só são perfeitamente acessíveis como também são uma peça imprescindível para definir a capacidade competitiva das pequenas e médias empresas a operar no sector da logística.

1. Um SGA leva perto de um ano a implementar e custa centenas de milhares de euros só em consultoria e prestação de outros serviços.

Trata-se de um cenário completamente ultrapassado, pois já existem fornecedores de softwares de gestão de armazém que apresentam flexibilidade suficiente para se realizar um projecto em 2 a 3 meses, incluindo o mapeamento do layout físico do armazém, que é o que consome mais tempo de projecto.

2. Qualquer SGA que cubra as actuais necessidades de negócio será insuficiente num futuro próximo.

O segredo está em seleccionar um fornecedor de software que trabalhe com uma plataforma tecnológica actual e com boas perspectivas de continuidade e crescimento no futuro. É importante aferir o grau de flexibilidade na configuração de novos processos, sem necessidade de reunir equipas de projecto complexas e dispendiosas. É fundamental que o produto escolhido possa trabalhar com vários níveis de complexidade e sofisticação tecnologia.

3. O SGA é demasiado caro para as pequenas e médias empresas.

Hoje em dia, pelo valor dos custos anuais que um empregado especializado representa para a empresa já é possível implementar soluções que fazem a gestão integral de uma operação logística nas áreas da recepção, arrumação, execução, reabastecimento dos locais de execução e expedição. Existe inclusivamente fornecedores de software que disponibilizam a sua aplicação em regime de ASP, onde o pagamento é feito em função da utilização do sistema. Portanto a componente financeira é cada vez menos um obstáculo à implementação de SGA que mantenha a empresa flexível, competitiva e rentável.

4. Qualquer fornecedor que me apresente um SGA com um custo razoável não estará no mercado dentro de alguns anos.

Muitas vezes associa-se a dimensão da empresa com a garantia de permanência no mercado. No entanto com a dinâmica global dos mercados, as grandes empresas nacionais e multi-nacionais são cada vez mais alvo de fusões e aquisições, com as consequentes mudanças na estratégia da permanência em determinadas áreas de negócio e geografia dos mercados. As empresas de menor dimensão são mais ágeis face a mudanças de mercado e apresentam maiores garantias de investimento contínuo no desenvolvimento das suas aplicações, em particulares se forem especializadas em determinado sector.

5. Um custo inicial reduzido de um SGA é automaticamente garantia de um baixo custo total a longo prazo.

Se o custo apresentado pelo fornecedor é anormalmente baixo então convém redobrar a atenção e procurar garantir que não haverá lugar a custos adicionais no futuro. Muitos fornecedores optam pela estratégia de apresentar um custo inicial do projecto muito baixo, na expectativa de introduzir custos adicionais altos ao longo do desenrolar do projecto (serviços adicionais, prolongamento dos tempos do projecto, criação de dependência, etc). Por outro lado um produto anormalmente barato é revelador de falta de capacidade do fornecedor mobilizar capital para investir em desenvolvimento do produto, estando-se perante um produto em fim do ciclo de vida ou estagnado em termos de funcionalidades e tecnologia.

6. O negócio é demasiado pequeno para poder extrair os benefícios de um SGA

Em termos globais qualquer empresa do sector beneficia com a implementação de SGA, na redução dos custos de pessoal, na melhor gestão de stock, na redução dos erros, ocupação de espaço e na melhoria da satisfação do cliente. Ao investir na implementação de SGA, poder-se-á esperar um retorno do investimento entre 6 a 18 meses, dependendo da adequação do software seleccionado e da movimentação de mercadoria existente.

7. Não é necessário um SGA especializado, porque a aplicação desenvolvida internamente funciona sem problemas e suporta a operação.

Esta afirmação é cada vez mais difícil de sustentar, pois para além das dificuldades em manter o conhecimento dentro de portas devido à crescente fluidez do mercado laboral, já não é suficiente trabalhar com uma aplicação estável mas completamente cristalizada. A dinâmica dos mercados exige uma crescente capacidade de adaptação a novos requisitos. Fazer essa adaptação através de desenvolvimento interno conduz normalmente a grande lentidão na resposta a novos requisitos de negócio. Outras questões importantes são a capacidade de assimilar novas componentes tecnológicas (voice picking e RFID) e a facilidade de trocar informação com os vários parceiros de negócio.

8. Os custos de formação são demasiado elevados.

Um bom sistema de gestão de armazém não introduz complexidade na operação logística, antes a simplifica. Com a utilização de interfaces gráficos, altamente intuitivos e com a incorporação de tecnologia de rádio frequência, onde as operações são apresentadas passo a passo, a formação é feita num curto espaço de tempo. A utilização de terminais móveis integrados num gestor automático de tarefas e recursos, permite uma rápida integração de novos operadores, que rapidamente atingem os níveis médios de produtividade. Isto permite fazer face à grande volatilidade da mão-de-obra, em cenários de pleno emprego e inclusivamente optar pelo uso de pessoal temporário para suportar picos de trabalho.

Pode-se concluir que a afirmação de que um sistema de gestão de armazém de ultima geração só faz sentido nas grandes empresas, a operar no sector da logística e distribuição, está completamente ultrapassada. As PMEs deverão estar cada vez mais atentas à importância que a utilização destas ferramentas de gestão, têm na formulação da sua posição competitiva e na capacidade de atrair clientes novos e manter os actuais.

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