5 Benefícios de Tratamento das Devoluções com Software Adequado

O tratamento das devoluções não tem que necessariamente provocar uma onda de choque na sua operação logística. O uso de software adequado para a gestão das devoluções (logística inversa) irá aligeirar todo o processo.

Caixa de velocidades “gripada”. Isto é o que acontece quando acidentalmente se passa de uma quarta para a marcha a trás, enquanto se viaja numa auto-estrada em velocidade cruzeiro. Num minuto vamos a 120 kph e no seguinte estamos a apanhar os pedaços da transmissão enquanto esperamos pelo reboque.

Tratar de devoluções pode “gripar” a caixa de velocidades. Muitas cadeias de abastecimento foram concebidas para andarem apenas numa direcção, sempre em frente. Qual é o problema? Por vezes os clientes recebem os produtos errados. Nestes casos, e mas rápido do que se possa pensar, a mercadoria devolvida começa a aparecer nas portas do armazém, ameaçando levar a sua operação logística a um verdadeiro caos.

Mas por que é que as devoluções são habitualmente um problema? Tipicamente é porque ninguém é responsável por este processo. Na verdade as devoluções trazem implicações para a maior parte das áreas funcionais de uma empresa, nomeadamente o serviço a clientes, o armazém e a área financeira. Mas quem é que está a fazer a gestão global do processo?

Mas ainda existe outra componente do problema. Os centros de distribuição são concebidos para tratar de rotinas e as devoluções são por definição excepções a essas rotinas. Como resultado, a maior parte dos gestores procuram resolver a questão das devoluções alocando mais pessoas para o seu tratamento, o que é manifestamente ineficiente.

A forma de resolver as questões levantadas pelo manuseamento das devoluções é introduzir alguma sistematização, através de uso de softwares capazes de incorporar o processo de logística inversa no âmbito da gestão de armazém, como acontece com outros processos como a recepção e a execução de mercadoria.

Os sistemas que tratam do processo das devoluções devem cobrir as seguintes 5 funções:

1.Portaria: Disponibilidade de uma ferramenta acessível por Internet, onde o cliente possa solicitar a impressão de etiquetas e um documento de expedição com a informação necessária para uma rápida identificação do produto devolvido.
2.Gestão do Processo: O sistema deverá disponibilizar informação sobre o que está a ser devolvido, como é transportado e para onde está a ser encaminhado. Este tipo de visibilidade sobre o processo permite um planeamento atempado do tratamento das devoluções.
3.Recepção: A integração com o sistema de gestão de armazém permite o uso de regras de modo a optimizar o fluxo das devoluções. Assim quando um produto é identificado na entrada do armazém, o sistema de gestão de armazém já sabe como é que esse produto deverá ser manuseado.
4.Organização: Determinação do destino a dar à devolução ou seja se esta deve ser reparada, re-embalada ou voltar ao processo de produção ou se pode voltar a ser enviada para outro cliente ou terá que ser considerada como perda ou quebra.
5.Reconciliação: O sistema deve providenciar a informação necessária para emitir uma nota de crédito ou uma compensação na conta do cliente.

Outra componente que importa não esquecer é a de reporting, de modo a detectar os motivos que estão na origem das devoluções e assim actuar sobre os sectores que dão origem ao maior número de devoluções.

Numa empresa onde a procura de oportunidades para a redução de custos é levada a sério, é fundamental implementar o tratamento da logística inversa suportado por um software, que lhe permite reduzir o impacto operacional deste refluxo e detectar pontos internos geradores deste movimento de retorno ao armazém.

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