Evolução dos Indicadores de Performance dos Armazéns

Uma componente importante para qualquer negócio, é a medição do grau de desempenho alcançado. Depois de conhecer esse valor, é importante confrontar os valores alcançados com os valores de referência (Benchmark) do mercado, de modo a determinar a posição relativa que cada empresa ocupa no ranking global.

Com o objectivo de fazer um levantamento dos vários indicadores de desempenho usados pelas diferentes industrias e tipos de negócio, para que posteriormente se pudesse obter valores de referência, foi iniciado em 2004 um estudo no mercado dos EUA. Este estudo foi levado a cabo considerando os departamentos logísticos de diversos sectores de actividade, nomeadamente a Manufactura, o Retalho, os Operadores Logísticos, Laboratórios Farmacêuticos e Instrumentos Médicos e Empresas Publicas entre outros.

Numa primeira fase do estudo foram identificados 80 indicadores de gestão utilizados para medir o desempenho das operações de distribuição (gestão de armazém). Após uma análise minuciosa de cada indicador e standardização da forma de o medir, procedeu-se a uma depuração dos indicadores chegando a uma lista final de 50 indicadores.

Do estudo de 2008 resulta que os 10 indicadores mais usados pelas empresas são os seguintes, divididos por várias áreas de preocupação das empresas:

1.Entregas dentro do prazo – Clientes
2.Exactidão da execução (percentagem por pedido de cliente) – Clientes
3.Rotatividade anual do pessoal – Pessoal
4.Percentagem de entregue vs encomenda por linha – Operação Saídas
5.Percentagem de entregue vs encomendado por pedido – Operações Saída
6.Capacidade de armazém utilizada em picos – Capacidade
7.Capacidade de armazém utilizada em média – Capacidade
8.Exactidão das contagens de stock por dólar/unidade – Capacidade
9.Tempo do ciclo entre o cais e a zona de armazenamento em horas – Operações Entrada
10.Custos de distribuição como % das vendas – Financeiro

Relativamente a estes 10 indicadores de performance/desempenho vejamos quais são os valores apresentados em 2008 pelas empresas com Melhor desempenho e pelas Medianas.

1.Entregas dentro do prazo Med. 98.1% Melhor > 99.8%
2.Exactidão da execução Med. 99.3% Melhor > 99.9%
3.Rotatividade anual do pessoal Med. 11.1% Melhor < 3.91%
4.Perc. de entregue vs encomenda por linha Med. 98.0% Melhor > 99.7%
5.Perc. de entregue vs encomendado por pedido Med. 98.0% Melhor > 99.7%
6.Capac. de armazém utilizada em picos Med. 93.6% Melhor 100%
7.Capac. de armazém utilizada em média Med. 85.0% Melhor > 92.6%
8.Exactidão das contagens de stock por dólar/unidade Med. 99.0% Melhor > 99.8%
9.Tempo do ciclo entre o cais e a zona de armaz. Med. 9 horas Melhor < 4 horas
10.Custos de distribuição como % das vendas Med. 5.5% Melhor < 2.1%

Conhecendo agora os valores apresentados para 2008 será interessante perceber qual terá sido a evolução destes valores desde 2005.

Considerando apenas os indicadores para os quais existem valores para todo o período em análise, podemos constatar que para a maior parte dos indicadores registaram-se melhorias, apesar das empresas que se classificam com melhor performance conseguirem melhorias mais significativas do que as de performance mediana. No grupo dos indicadores que apresentaram uma evolução positiva vamos encontrar:

  • Entregas dentro do prazo
  • Exactidão da execução
  • Perc. de entregue vs encomenda por linha
  • Perc. de entregue vs encomendado por pedido
  • Capac. de armazém utilizada em picos
  • Capac. de armazém utilizada em média

Dois dos indicadores apresentam uma evolução negativa, podendo esta ser justificada por alterações do mercado:

  • Rotatividade anual do pessoal
  • Custos de distribuição como % das vendas

A deterioração dos custos de distribuição face às vendas pode-se justificar pelo aumento do manuseamento à caixa e pelo aumento do número de encomendas e redução das quantidades pedidas.

A maior rotatividade do pessoal pode-se justificar pela preferência (tanto das empresas como dos trabalhadores) por uma lógica de flexibilização do mercado de trabalho.

Após a análise da totalidade dos resultados deste relatório, a equipa de trabalho afirma que a principal recomendação que pode fazer às empresas é “Reconhecer o Sindroma dos 50%”:

  • Muitas empresas preferem acreditar numa imagem excessivamente positiva sobre o seu próprio desempenho
  • Quando perguntadas sobre qual é que imaginam que ser a classificação que os seus clientes fazem sobre o seu desempenho global, 54% das empresas inquiridas responderam que estaria acima da média e 30% que estariam na média
  • Não é manifestamente possível que 84% das empresas estejam na média ou acima desta.

Um dos factores importantes para que as empresas adoptem indicadores de desempenho, que possam ser comparados com os valores de referência do mercado, é o facto de as organizações terem tendencialmente uma percepção excessivamente positiva sobre o seu desempenho. Habitualmente as empresas auto-avaliam-se na média ou acima desta, havendo uma grande resistência para encararem o facto de estarem com um desempenho abaixo da média.

Relativamente a perspectivas para o futuro, os resultados do relatório apontam para uma melhoria contínua na utilização dos indicadores de desempenho e para um grande ênfase dado à importância da utilização de métricas, formas de medir a qualidade do trabalho realizado e o serviço prestado aos clientes. No entanto a equipa de trabalhou no estudo chama a atenção para o facto das empresas deverem ter especial atenção a 3 pontos:

  • A dimensão da empresa não deve ser encarado como um factor limitador, existindo ferramentas e formação em boas práticas de medição de indicadores de desempenho que se adaptam a todo o tipo de necessidades
  • A forma como se atinge um determinado nível de performance é tão importante como o nível em si (quando se tira um Excelente num exame é importante saber se conseguimos essa nota porque copiámos ou porque adquirimos conhecimentos na metéria)
  • Ter presente a noção de que os valores de referencia de hoje provavelmente já não o serão num futuro próximo. É necessário um trabalho contínuo de procurar atingir níveis de excelência compatíveis com a evolução das exigências do mercado

Resultados baseados num estudo efectuado anualmente nos EUA desde 2004 até 2008, elaborado em parceria entre a Geórgia Southern University, a Supply Chain Visions e a WERC.

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