Princípios Básicos sobre Execução de Pedidos

Execução (picking) é o modo como se executa ou separa um pedido de cliente. O grau de satisfação do cliente é directamente proporcional à rapidez e eficiência com que este trabalho é concluído. Feito correctamente, uma operação de execução bem sucedida leva a um elevado grau de satisfação de cliente e ajuda de modo extraordinário ao desenvolvimento do negócio.

O tipo de execução mais básico é a execução manual, também conhecida como execução de “operador-ao-produto”, onde os executantes caminham até ao produto. Existem vários métodos para implementar este tipo de execução, assim como diversas tecnologias que se podem utilizar para montar processos diversificados.

Layout do Armazém

Quando se projecta um armazém, a forma como se dispõem os artigos no armazém (layout) é importante. Uma vez que os executantes gastam a maior parte do tempo a caminhar para o lugar de cada item da sua lista de execução, reduzir o tempo do ciclo, ou seja o tempo compreendido entre o início e o fim, pode aumentar de modo considerável a eficiência e a produtividade.

Na execução, o essencial é minimizar o tempo desperdiçado entre a execução de dois items sucessivos. Não é de todo anormal que um executante gaste 70% do seu tempo a caminhar e apenas 30% efectivamente a executar produtos.

No entanto, independentemente do sistema de execução que o armazém utilize, existem algumas considerações que aplicação geral.

a. Produtos de alta rotação, que permanecem no armazém o mais curto espaço de tempo, devem estar localizados próximo da área de expedição, de modo a facilitar a execução. Isto permite reduzir os tempos de deslocação.
b. Produtos que habitualmente se vendem em conjunto, devem também ser armazenados próximos, de modo a minimizar a distancia que os executantes terão que efectuar para executar uma determinada encomenda.
c. Durante a execução deve haver o cuidado de garantir que os artigos pesados devem ser executados em primeiro lugar e colocados no fundo dos contentores e que os artigos leves e frágeis devem ser colocados no fim da execução e no topo dos contentores de expedição.

Execução Individual de Encomendas

Este tipo de execução implica a execução de todos os artigos que compõem uma encomenda e apenas uma encomenda de cada vez. O executante dirige-se a cada área ou secção do layout do armazém e executa cada artigo para uma determinada encomenda e só depois de terminar uma encomenda é que regressa ao início e inicia a execução da próxima encomenda.

A execução individual de encomendas aplica-se essencialmente a pequenas organizações que tenham um número reduzido de artigos por encomenda.

Se por um lado a execução individual de encomendas minimiza a confusão, uma vez que um executante não está a trabalhar com várias encomendas simultaneamente, não é o ideal para reduzir os tempos de ciclo. Durante a execução o executante é obrigado a percorrer a totalidade do percurso de uma encomenda, podendo isto significar a totalidade do armazém, produzindo fracos resultados em termos de produtividade.

“Batch Picking” (Execução por Blocos)

Para armazéns com muitas encomendas, especialmente se estas tiverem muitos artigos em comum, batch picking reduz consideravelmente os tempos de ciclo, melhorando a eficiência dos executantes: Numa única viagem, o executante recolhe os vários artigos para diversas encomendas, separando-os em caixas ou outro tipo de contentor de expedição enquanto executa. Em vez de fazer 10 percursos para executar 10 encomendas, o executante em apenas 1 percurso executa as 10 encomendas.

“Zone Picking” (Execução por Zonas/Áreas)

Trata-se de uma variante da execução por blocos, onde cada bloco é formado pelos artigos presentes numa determinada área ou zona do armazém. No zone picking, a cada executante é atribuída uma área ou zona do armazém, de onde eles devem executar. No fim reúnem-se num ponto de consolidação e trocam o resultado que cada um executou de forma a criar encomendas completas. Nesta metodologia é fundamental manter as encomenda executadas perfeitamente separadas em cada zona. Se isto não for cumprido será necessário voltar a fazer uma selecção dos artigos executados por encomenda, no ponto de consolidação, de modo a obter uma encomenda completa. Para além de se perder eficiência e conduzir a erros, pode criar sérios problemas de congestionamento no ponto de consolidação.

Executa e Passa

Quando existem artigos de elevada popularidade ou seja pedidos com muita frequência, vai ocorrer uma grande concentração de executantes em determinadas posições ou áreas do armazém, criando problemas de congestionamento e confusão. Nestas circunstâncias uma metodologia interessante é a de executa e passa. Neste sistema a cada executante é atribuída uma zona ou área do armazém que o executante percorre recolhendo para um contentor de expedição os artigos pedidos por uma encomenda de cliente e presentes nessa área. Quando chega ao fim da sua área deposita o contentor no fim do corredor e o executante da área seguinte continua a execução dessa encomenda para esse contentor.

Este método permite aos executantes ganharem uma grande familiaridade com os artigos da sua área, com reflexos positivos na produtividade.

Existem duas variantes desta metodologia, a definição rígida de áreas e a definição dinâmica de áreas (neste caso um caixeiro executa até se encontrar com o próximo caixeiros, ou seja o da área vizinha).

A definição rígida de áreas permite um melhor controlo sobre a produtividade, mas pode provocar tempos de espera. A definição flexível resolve o problema dos tempos de espera entre áreas mas dificulta a medição da produtividade individual.

Tecnologias de Execução

Estes conceitos e metodologias de execução são aplicados à já muito tempo, o que tem mudado é o meio usado como suporte da execução. O mínimo necessário é a utilização de listas de execução em papel, com a identificação de cada localização e o código interno de cada artigo. É um suporte que existe desde sempre e que provavelmente irá ser usado durante muito mais tempo. No entanto para encomendas com muitas linhas e com algum grau de complexidade, a utilização de execução com listagens em papel é ineficiente e gerador de erros, com reflexo negativo no serviço a clientes.

Leitores de Códigos de Barras

A utilização de terminais móveis de rádio frequência, permite a leitura de uma etiqueta presente na localização do produto, assegurando que o executante está a recolher o produto correcto. No caso de se usar nos terminais móveis uma solução integrada com o sistema de gestão de armazém (SGA), o sistema não só guia cada executante para a próxima localização onde tem que executar, como também diminui o stock dos artigos à medida que a execução avança. Isto permite obter ganhos que vão para além das quatro paredes do armazém.

Sistema de Gestão de Armazém (SGA)

Um sistema de gestão de armazém é um software que controla todos os movimentos do inventário, a execução das diversas tarefas do armazém e o movimento de cada operador.

Apesar de há uns anos atrás a realidade não ser bem esta, hoje em dia os SGA modernos têm todos incorporados uma solução de terminais móveis de rádio frequência.

Embora alguns armazéns ainda trabalharem sem um SGA, actualmente este número está a cair rapidamente, pois a utilização de um SGA promove uma redução tremenda dos erros de execução e em geral e permite fazer mais trabalho com menos operadores.

Estes são alguns princípios simples que devem ser ponderados quando se está a decidir qual a melhor forma de executar as encomendas de clientes, de modo a faze-lo ao mais baixo custo, garantindo elevados graus de satisfação dos clientes.

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