Dicas a Considerar na Gestão de Armazém

Se é verdade que as empresas devem estar permanentemente preocupadas em melhorar os seus processos e aumentar a produtividade, em períodos difíceis a atenção deve ser redobrada.

O que propomos não são fórmulas mágicas, mas sim um conjunto de oportunidades, que apesar de não serem propriamente uma revelação, muitas vezes caem no esquecimento, de quem tem que se preocupar com a gestão do dia a dia de uma operação logística.

Aproveite este período de desaceleração da operação para aferir se algumas destas sugestões farão sentido na sua operação logística e poderão proporcionar uma melhoria interessante na performance global da sua equipa.

a. O sucesso ou fracasso de um processo de recepção determina o que será pago aos fornecedores, o que significa que os erros sairão caros, devido a custos administrativos e eventualmente pagamentos excessivos. Toda a equipa do armazém deverá perceber que o sucesso da execução/expedição depende do sucesso e desempenho da recepção. Numa situação ideal, a recepção deverá movimentar o produto da área de recepção para a zona de armazenamento com o menor manuseamento possível e de preferência com o controlo de terminais de rádio frequência e leitura de códigos de barras.

b. Se pretender exigir aos fornecedores a colocação de etiquetas nas paletes e/ou caixas entregues opte por standards. Desta forma garante uma adopção mais rápida por parte dos fornecedores. Nesta área de etiquetas não se esqueça de criar uma sinalética clara e consistente para a estrutura de armazenagem e para a identificação de cada localização com códigos de barras.

c. Alinhe com os fornecedores as condições que estes devem respeitar na entrega dos produtos, nomeadamente o tipo e o modo como as paletes devem ser construídas (especialmente a altura) e o tipo de caixa que pretende que o fornecedor entregue cada produto. Convém garantir que o seu sistema de gestão de armazém tem flexibilidade para tratar simultaneamente várias unidades de medida do mesmo artigo.

d. Implemente um sistema de avaliação da qualidade dos seus fornecedores com parâmetros claros e fáceis de medir. Deste modo pode focalizar a atenção dos seus recepcionistas nos fornecedores que apresentam mais deficiências na qualidade das entregas.

e. Sempre que possível faça uso de leitores de códigos de barras dos produtos para reconhecer o artigo a ser conferido, de modo a evitar conferencias em artigos errados.

f. A arrumação é uma actividade de grande urgência num armazém. Invista tempo em preparar um número suficiente de operadores bem treinados, de modo a melhorar a eficiência e o rigor deste processo. Todas as melhorias feitas na arrumação terão reflexos directos positivos na execução e expedição, conduzindo a um maior nível de serviço ao cliente.

g. Coloque os artigos de maior rotação em localizações próximas dos cais de recepção, pois desta forma reduz os tempos de disponibilização do stock para a execução.

h. Utilize sistemas de gestão de armazém que lhe permitam fazer uma gestão eficiente e automática da localização do stock. Desta forma saberá onde se encontra cada palete no armazém e obterá uma distribuição óptima do stock de cada produto no layout.

i. Utilize terminais de rádio frequência e a leitura de códigos de barras para identificar a palete e o local de destino da mesma, de modo a eliminar o erro no processo de arrumação.

j. Esteja atento à forma como distribui a localização dos artigos no layout (slotting). Uma má sequenciação de produtos num layout pode minar qualquer tentativa de ganhos de eficiência na execução.

l. Dê especial atenção à optimização do processo de execução, porque os resultados serão muito animadores, pois a equipa de executantes absorve a maior fatia dos custos de pessoal de um armazém.

m. Se utiliza um sistema de localização de execução fixa para cada artigo/UM, deve dar especial atenção ao reabastecimento dos locais de execução. Verifique se o seu sistema de gestão de armazém tem mecanismos para garantir uma boa sincronização entre a execução à “caixa” e o reabastecimento das localizações de execução, de modo a que os executantes não esperem por stock, pelo facto do local de execução estar vazio.

n. Evite a utilização de listas de execução em papel. Obrigam a um trabalho administrativo pesado, são um entrave a aumentos de produtividade e originam muito erros de execução e “facturação”.

o. Proceda ao embalamento do produto executado durante a execução. Desta forma necessitará de menos operadores e conseguirá expedir as encomendas dos clientes mais rapidamente.

p. Manter a informação de stock correcta por localização é fundamental para alcançar elevados níveis de produtividade da execução. Recompense os executantes que são rápidos e rigorosos (sem erros) no que fazem, de modo a estimular e a aumentar a produtividade global do grupo.

q. Introduza políticas de contagens periódicas (cycle counting) às localizações de execução dos artigos, de modo a garantir que os erros de stock provocados durante a execução dos produtos (erros de execução) são rapidamente corrigidos.

r. A tecnologia não é a solução de todos os problemas, mas é certamente um meio para desenvolver soluções para problemas como o aumento dos custos do trabalho e a diminuição de pessoal qualificado.

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