Sistema de Gestão de Armazém – 5 Elementos Chaves para Qualquer Centro de Distribuição

Entre Novembro e Dezembro de 2007, o Aberdeen Group realizou um estudo sobre as práticas na área de gestão de armazéns, num conjunto de mais de 552 empresas dos mais variados ramos da distribuição, nos Estados Unidos.

Como o relatório é razoavelmente extenso, abordaremos apenas alguns pontos particularmente relevantes, como elemento comparativo com a realidade portuguesa, apesar da escassez de valores de referência (benchmark) para nosso mercado.

As empresas estudadas foram agrupadas em 3 conjuntos:

Superiores – Os que apresentavam a fatia dos 20%  das mais altas performances
Médios – Os que apresentavam a fatia dos 50%  das performances seguintes
Medíocres – Os que representavam os últimos 30% das performances

Os critérios usados para caracterizar cada uma destas classes foram:

Superiores:

Rácio entre o custo de pessoal de armazém e as vendas (anual) em diminuição
Nível de erros de execução de 1%  ou menos
Nível de erros de expedição de 1% ou menos
Taxa de Pedido Perfeito de 99% ou superior

Médios:

Rácio entre o custo de pessoal de armazém e as vendas manteve-se ou aumentou menos de 5%
Nível de erros de execução entre 2 a 10%
Nível de erros de expedição entre 2 a 10%
Taxa de Pedido Perfeito entre 90 a 98%

Medíocres:

Rácio entre o custo de pessoal de armazém e as vendas aumentou mais de 5%
Nível de erros de execução superior a 10%
Nível de erros de expedição superior a 10%
Taxa de Pedido Perfeito inferior a 90%

Outro ponto de interesse é conhecer qual o grau de adopção de alguns elementos que facilitam e propiciam o alcance de bons níveis de desempenho. Vejamos então como é que o conjunto das empresas estudadas, se comportou perante os 5 elementos considerados:

a. 61%  usavam tecnologia para a captura automática de dados (códigos de barras)
b. 57%  tinham instrumentos para a gestão automática de localizações
c. 49% faziam uso de terminais móveis para comunicação real-time das operações
d. 38% tinham uma gestão orientada aos processos
e. 30% actualizavam periodicamente o seu sistema de gestão de armazém

O estudo procurou também perceber quais os factores que mais pressionam as empresam a procurarem melhorar as operações e o desempenho dos armazéns. São apresentados valores distintos para a classe Superiores e para o grupo das Restantes Empresas.

a. Os altos custos e/ou a escassez de pessoal de armazém é apontado por 57% das Superiores e apenas 29% das Restantes
b. Exigência dos clientes para reduzir o tempo de resolução de problemas é apontado por 44% das Superiores e por 44% das Restantes
c. Procura de serviços de valor acrescentado e por processos de execução específicos por parte dos clientes é apontado por 30% dos Superiores e 20% das Restantes
d. Crescente flutuação da procura/oferta preocupa 14% das Superiores e 20% das Restantes
e. Redução de custos por parte da concorrência é apontado por 11% das Superiores e 7% das Restantes
f. O aumento do comércio multi-canal é um ponto importante para 12% das Superiores e 21% das Restantes

Da análise destes valores conclui-se que, para as empresas com melhores níveis de desempenho, os custos de pessoal e a necessidade de altos níveis de disponibilidade para os clientes são os principais elementos que os pressionam para melhorar a operação logística. As restantes empresas parecem mais absorvidas pela tarefa de entregar os pedidos dos clientes a horas e de satisfazer as suas exigências.

A verdade é que as empresas com melhor desempenho (da classe Superiores) já atingiram um patamar de eficiência, que ao não exigir uma canalização de energias para a gestão do dia a dia, podem orientar os seus recursos para garantir altos padrões de eficiência no longo prazo.

Após a análise dos factores já mencionados e de outros elementos presentes no estudo, foi feito um esforço para procurar perceber o que haveria de particular nas práticas das empresas classificadas como Superiores, que justificasse de algum modo o diferencial de resultados relativamente às restantes. Deste exercício saíram 5 elementos diferenciadores, que marcavam presença em todas as empresas com a classificação mais elevada:

1. Gestão automática de localizações de stock
2. Recepção sem utilização de papel
3. Arrumação em tempo real com utilização de comunicação via RF
4. Utilização de terminais móveis na execução de pedidos
5. Contagens periódicas de inventário (cycle counting)

No sumário executivo do estudo, os autores apresentam um conjunto de recomendações que deverão ser seguidas pelas empresas que pretendam abandonar o grupo dos Medíocres em direcção ao grupo das Superiores. Não será propriamente a receita do sucesso, mas será certamente um conjunto de pontos que não deverão ser esquecidos, quando se pretende impulsionar o desempenho de um armazém.

Acima de tudo devem ser encarados como estimuladores de uma reflexão que cada empresa deverá fazer, se ambicionar permanecer num mercado tão competitivo como o de operadores logísticos.

a. Rever periodicamente os processos de negócio
b. Caso seja necessário, fazer uma selecção formal do fornecedor de software
c. Montar um programa regular de suporte e manutenção à operação
d. Considerar a implementação de estratégias de alto desempenho do armazém, como é o caso de metodologias avançadas de execução, “slotting” (atribuição dos artigos a localizações de execução fixas), gestão de pessoal/trabalho, utilização de tecnologias de comunicação sem fios como RF ou reconhecimento de voz.

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