Métricas e KPIs na Gestão de Armazém

Desde 2004 que a WERC (Warehouse Education and Research Council) em associação com a revista DC Velocity têm vindo a efectuar um estudo anual, sobre quais as métricas mais utilizadas pelas empresas, para medir a performance das operações logísticas nos Estados Unidos da América.

Os resultados do estudo de 2008 mostram que a utilização adequada das métricas conduzem a melhorias significativas nas operações logísticas.

O estudo de 2008 foi realizado com base em 783 empresas participantes, de diversos sectores de actividade, tipos de operações logísticas, dimensões e tipologia de clientes a que prestam serviços. A cada participante foi pedido para responder a um questionário on-line, indicando, de uma lista de 50 métricas operacionais, quais as que usava e que valores a sua empresa apresentava para cada uma.

Uma das conclusões do estudo é a generalização da utilização de métricas para medir a performance dos centros de distribuição, sendo progressivamente maior o número de empresas que passaram a medir regularmente, alguns dos indicadores de gestão mais utilizados.

Vejamos então quais as 10 métricas mais utilizadas:

Os valores abaixo apresentados são relativos a três colunas;

Indicador de Gestão – Categoria do Indicador – % das empresas que o usam

1. Erros de execução (% por pedido) – Capacidade/Qualidade – 84,9%
2. Expedição a horas – Cliente- 84,7%
3. Capacidade média de armazenagem utilizada – Capacidade/Qualidade – 74,1%
4. Nível de execução por encomenda – Operação Saída –  69,2%
5. Rotação anual de pessoal – Rec. Humanos – 68,9%
6. Nível de execução por linha – Operação Saída – 66,3%
7. Execução a horas – Operação Saída – 64,7%
8. Capacidade de execução usada – Capacidade/Qualidade – 64,2%
9. Tempo entre receber e arrumar – Operação Entrada – 59,4%
10. % de fornecedores recebidos com docs.correctos – Operação Entrada – 56,2%

Esta lista evidencia que os gestores ainda preferem as mesmas métricas que estão a usar deste que este estudo começou à 4 anos. Tal como no passado o Nível de Erros da Execução e a Expedição a Horas são os KPIs mais utilizados nas empresas que participaram no estudo.

Os responsáveis pelo estudo (Karl Manrodt e Kate Vitasek) agruparam os 50 indicadores em várias categorias: Cliente, Operações (entrada e saída), Financeira, Capacidade/Qualidade e Recursos Humanos (e que estão indicadas na lista das 10 mais usadas). O estudo indica que os gestores apostam essencialmente nas métricas de âmbito operacional (como o nível de execução) ou em indicadores que derivam da operação (como os erros de execução). É curioso que das 10 métricas mais utilizadas apenas uma, mas é a segunda mais popular, está focalizada directamente no cliente.

Deste estudo conclui-se também que a maioria das empresas estão a monitorizar a qualidade do serviço a cliente, pois utilizam as métricas mais frequentemente associadas ao conceito de Encomenda Perfeita (Perfect Order) e ao calculo do POI – Perfect Order Index.

O POI é uma medida largamente reconhecida como um bom indicador da qualidade do serviço a cliente porque integra 4 factores críticos com impacto directo no nível de  serviço prestado: encomendas totalmente satisfeitas, expedição no tempo certo, entrega sem produtos danificados e documentação sem erros. Para calcular o índice simplesmente pega-se nos valores de cada um dos elementos anteriormente mencionados e multiplicam-se uns pelos outros. Assim um armazém que execute 95% das quantidades presentes nas encomendas, que 95% das encomendas sejam expedidas a tempo, que 95% dos artigos sejam entregues sem estarem danificados e que 95% dos documentos não apresentem erros, terá um POI de 81,5% (0,95×0,95×0,95×0,95).

Vejamos então que valores as empresas que participaram neste estudo apresentam para os 4 principais indicadores que entram no cálculo do POI:

% de pedidos expedidos a horas Melhores: 99,3 Medianos: 97,6

% de ped. totalmente executados Melhores: 99,7 Medianos: 98.0

Entregas sem danificados Melhores: 99,9 Medianos: 99,0

Documentação correcta Melhores: 99,9 Medianos: 99,0

POI Melhores: 98,8 Medianos: 93.7

Neste estudo, os Melhores representam os valores declarados pela faixa das empresas que apresentaram as melhores performances (20% das empresas). Os Medianos representam as empresas que têm valores que partem o universo de empresas em dois, onde metade das empresas apresentam valores superiores e outra metade valores inferiores. A mediana é muito menos sensível ao enviesamento dos resultados, provocado por valores extremos quer muito altos, quer muito baixos, que provocam grandes distorções no valor médio.

Existem outras definições do POI, onde se podem incorporar mais indicadores, mas como esses indicadores são usados por um reduzido número de empresas, é perigoso utiliza-los para extrapolar os resultados obtidos para o mercado global.

Depois de 4 anos consecutivos a acompanhar este estudo, os responsáveis conseguem traçar uma tendência positiva, tendo-se registado de ano para ano uma evolução positiva, quer no ritmo de adopção do estudo de KPIs pelas empresas, quer na melhoria registada dos valores de uma série de indicadores de performance.

Será certamente interessante perceber até que ponto a crise económica de 2009 irá interferir no modo como as empresas avaliam os seus resultados, e até que ponto a eficiência operacional dos armazéns foi afectada positiva ou negativamente pelo abrandamento generalizado da actividade económica.

Mais Recentes

O Alfaiate da Logística

"IS.Retail - O Alfaiate da Logística Têm uma aplicação informática com cerca de 2.000 utilizadores, foram a primeira empresa em Portugal a oferecer ao mercado um software para a gestão de ...
Ler mais

Este é o Momento para Investir num Novo Sistema de Gestão de Armazém

Efectivamente existe um conjunto de boas razões para que as empresas apostem na introdução de melhorias tecnológicas e na melhoria do seu sistema de gestão de armazém, em momentos de ...
Ler mais

WMS: É fundamental para a execução de mercadoria

Visitem 3 centros de distribuição diferentes e provavelmente vão encontrar 3 processos de execução perfeitamente distintos. Se analisarem com atenção vão perceber que as melhores operações têm um elemento em ...
Ler mais